مهم‌ترین ویژگی‌های هم‌افزا عبارت‌اند از: جامعیت، یکپارچگی، مقیاس پذیری، انعطاف پذیری، مبانی نظری دقیق و رویکردهای نوین

ویژگی‌های عمومی

جامعیت

هم افزا هم به لحاظ کارکردها و هم به لحاظ نرم افزار، جامع است:

کارکردها
- سامانه هم افزا حوزه های مدیریت راهبردی، مدیریت دانش، مدیریت زمان، مدیریت عملکرد، مدیریت کیفیت، مدیریت نوآوری و مدیریت فناوری را پوشش می دهد.
- هم افزا دو سطح «فعالیت‌ها» و «مدیریت آنها» را یکپارچه کرده است. به عبارت دیگر یکپارچگی هم افزا نه تنها بین‌بخشی بلکه فرابخشی نیز هست.
نرم افزار
- ترکیب فناوری‌های نرم افزاری: بسیاری از سامانه‌های نرم افزاری از چند فناوری محدود برخوردارند، اما نرم‌افزارهای هم افزا، با ترکیب فناوری‌های متعددی شکل گرفته‌اند: هم شبکه اجتماعی، هم ویکی، هم مدیریت وظایف، هم مدیریت محتوا، هم استناد و …. در هم افزا، ابزارهای مختلف (مانند دنبال کردن، یادداشتی نویسی، تعریف وظایف، پرسش و پاسخ و …) در محیطی یکدست و متناسب با موضوع در دسترس هستند.
- بسترهای نرم افزاری: هم‌افزا شامل نسخه‌های وب، دسک‌تاپ، گوشی همراه است.

مثال: هم‌افزا هم بستری برای انجام فعالیت‌های دانشی است هم مدیریت دانش؛ در هم افزا هم کارهای سازمانی انجام می‌شوند هم امکان مدیریت عملکرد وجود دارد؛ بدین ترتیب علاوه بر محیط یکسان، ورود اطلاعات و اطلاعات ناقص و غلط کاهش می‌یابند.

یکپارچگی

هم افزا هم به لحاظ مبانی نظری و هم به لحاظ ابزارها یکپارچه است:

در فرایند ساخت نرم‌افزارهای هم‌افزا، ابتدا مبانی نظری تحلیل و چارچوب‌های عملیاتی طراحی شده‌اند، سپس برای اجرایی شدن چارچوب‌ها، نرم‌افزار طراحی شده است؛ البته برای افزایش کارایی، بهترین نرم‌افزارها در هر رشته انتخاب شده و از آنها ایده گرفته شده است.
سپهر هم افزا

مقیاس پذیری

هم افزا در مقیاس های فردی، سازمانی و اجتماعی قابل استفاده است.

انعطاف پذیری

برای طراحی هم‌افزا مسائل مدیریتی با تمرکز بر دانش و زمان و تحلیل ریشه‌ها و پیامدهایشان بررسی شده و برای آنها راه‌حل‌هایی ارایه شده است. با هم‌افزا به سرعت می‌توان نیازها و مشکلات را تشخیص داده و از راه حل‌های پیش آماده و تجربه شده استفاده کرد. بهبود و بازطراحی سازمان با هم‌افزا، سریع، دقیق و اثربخش است.

سامانه هم‌افزا، سازگار و انعطاف‌پذیر است:

طراحی و پیاده‌سازی پودمانی زیرساخت‌ها: زیرساخت‌ها در هم‌افزا (از جمله نرم‌افزار) پودمانی (ماژولار) طراحی شده‌اند. بدین ترتیب می‌توان به تدریج بخش‌های مختلف را بکار گرفت و ضرورتی برای پیاده‌سازی کل سامانه هم‌افزا وجود ندارد.
تعامل با سایر سامانه‌های نرم‌افزاری: امکان تبادل داده با معماری سرویس‌گرا در نرم‌افزار هم‌افزا پیش‌بینی شده است. به این ترتیب امکان استفاده از حساب کاربری مشترک بین هم‌افزا و سایر نرم‌افزارهای موجود و همچنین تبادل اطلاعات با نرم‌افزارهایی که امکان وب سرویس را داشته باشند، فراهم است.
پیکره بندی: بسیاری از قابلیت های هم افزا، متناسب با کاربردها نیازها، تنظیم می شود.

ویژگی‌های هم افزا برای مدیریت دانش

ویژگی های منحصر به فرد سامانه هم افزا در مدیریت دانش عبارتند از:

جامعیت؛ پوشش تمامی ابعاد مدیریت دانش، کارکردهای مکمل، قابلیت های نرم افزاری
یکپارچگی: یکپارچگی محتوا، شبکه سازی، یکپارچگی محیط نرم افزار
انعطاف پذیری: طراحی و پیاده‌سازی پودمانی، تعامل با سایر سامانه‌های نرم‌افزاری
مقیاس پذیری
کاربرپسندی

جامعیت؛ پوشش انواع فعالیت‌های دانشی

مهم‌ترین محورهایی که یک سامانه دانش باید پوشش دهد عبارتند از:

فعالیت‌های گروهی، تعاملات اجتماعی و شبکه‌سازی
انتقال هوشمندانه اطلاعات و دانش
انجام نقش‌های متعدد در یک فضای کاری
انجام مراحل مختلف فعالیت‌های دانشی
زمینه‌ای‌سازی اطلاعات

سامانه دانش هم افزا تمامی این محورها در بر می‌گیرد و زیرساخت لازم برای همه فعالیت‌های دانشی را فراهم می‌کند.

پوشش همه ابعاد سامانه دانش در هم‌افزا به معنای قابل انجام بودن همه کارها در فضای مجازی نیست. هرچند برای تسهیل فعالیت‌های دانشی، نرم افزار مناسبی در زیرساخت فناوری ارتباطات و اطلاعات هم‌افزا تعبیه شده است؛ اما نرم‌افزار فقط یکی از زیرساخت‌های هم‌افزا است. نرم‌افزار هم‌افزا با تمام قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی که دارد، پوشش‌دهنده همه فعالیت‌ها و رسانه‌ها نیست؛ همچنان نیاز به جلسات حضوری، رسانه‌های مکتوب و … وجود دارد.

فعالیت‌های دانشی را می‌توان با معیارهای متعددی دسته‌بندی کرد:

به لحاظ نوع فعالیت‌ها: روش‌ها و ابزارهای متعددی برای انجام انواع فعالیت‌های دانشی پایه (تدوین، ارزیابی، ساماندهی، کشف، انتشار و …) در هم‌افزا تعبیه شده است. با ترکیب فعالیت‌های پایه، انواع فرایندها، پروژه‌ها و سازوکارهای دانشی در هم‌افزا قابل انجام است.
به لحاظ سطح فعالیت‌ها: در هم‌افزا انجام فعالیت‌ها و مدیریت آنها در یک فضای کاری امکان‌پذیر است. یک کاربر ممکن است در هم افزا چندین نقش (مدیر، مجری، ناظر، داور و …) داشته باشد، همه این نقش‌ها در محیطی یکپارچه انجام می شوند.
به لحاظ دوره عمر: در دوره عمر دانش، فعالیت‌های متعددی باید انجام شوند، در مراحل اول، ایده‌پردازی و بحث و بررسی انجام می‌شوند، در مراحل میانی، ترکیب و تدوین محتوا و در مراحل نهایی، یادگیری و بهره‌برداری. بخش‌هایی مانند «اشخاص» امکانات تعاملی برای تولید ایده‌ها ایجاد می‌کنند و بخش‌هایی مانند آموزش، امکانات یادگیری را فراهم می‌سازند.

جامعیت؛ کارکردهای مکمل

علاوه بر امکانات تخصصی هم افزا برای مدیریت دانش، این سامانه دربردارنده امکانات دیگری است که باعث ورود کارکنان به این سامانه، انس گرفتن با آن و انجام خودکار برخی از فعالیت های دانشی می شود. این امکانات عبارتند از:

مدیریت زمان
مدیریت کیفیت
مدیریت عملکرد
مدیریت نوآوری
مدیریت فناوری

جامعیت؛ قابلیت‌های نرم‌افزاری

نرم افزارهای هم افزا، راه‌حل‌های جامعی ارایه می دهند. همچنین، ابزارهای مختلف (مانند دنبال کردن، یادداشتی نویسی، تعریف وظایف، پرسش و پاسخ و …) در محیطی یکدست و متناسب با موضوع در دسترس هستند.

به عنوان مثال، در دوران معاصر اطلاعات و مستندات به طور انبوه تولید می‌شوند؛ اما یافتن و استفاده از معلومات موجود، به راحتی امکان‌پذیر نیست. هر چند موتورهای جستجو، بازیابی معلومات را تسهیل کرده‌اند؛ اما یافتن مطالب مفید از بین نتایج جستجو و پالایش آن‌ها برای رسیدن به معلومات مورد نیاز، بسیار سخت، پیچیده و گاهی ناممکن است. هر چند تقویت موتورهای جستجو به یافتن مطالب متناسب‌تر کمک می‌کند؛ اما رویکرد بهبود جستجو، در پی جبران مسئله آشفتگی محتواهای تولید شده است. برای حل اساسی این مشکلات، باید تولید محتوا از ابتدا به صورت یکپارچه انجام شود. در هم‌افزا علاوه بر جستجو، قابلیت‌های موثرتری برای ناوبری فراهم شده است. به عنوان مثال با برقراری ارتباط بین موضوعات و استفاده از کلیدواژه‌ها (برچسب‌ها) امکانات بسیار بیشتری (نسبت به جستجو) برای بازیابی اطلاعات فراهم می‌شود.

نرم‌افزار هم‌افزا فراتر از ابزارهای متعارف مدیریت دانش است. بسیاری از نرم‌افزارهایی که با عنوان مدیریت دانش مطرح می شوند، حوزه‌های محدودی از مدیریت دانش را پوشش می‌د‌هند. «مدیریت دانش» مفهومی گسترده داشته و دربردارنده ایده‌ها و راه‌حل‌های متعددی است؛ اما تصور متعارف از مدیریت دانش چندان کامل و دقیق نیست؛ بنابراین در دید اول، «نرم افزار هم‌افزا متفاوت از نرم‌افزارهای معمولی مدیریت دانش به نظر می‌آید.»

یکپارچگی

یکپارچگی هم‌افزا شامل ۳ محور است:

یکپارچگی محتوا: یکی از مهم‌ترین جنبه‌های کیفیت دانش، یکپارچگی است. یک سامانه دانش باید امکان نظم‌دهی به مستندات و الگوهای ذهنی افراد را فراهم سازد تا اثربخشی و کارایی در بهره‌برداری از معلومات افزایش یابد. با استفاده از زیرساخت‌های مهمی مانند چارچوب‌ها، سامانه مفاهیم و اصطلاح‌نامه‌ها، نظم‌دهی به دانش و اطلاعات در هم‌افزا امکان پذیر می‌شود.
شبکه‌ سازی: امکان شبکه‌سازی سامانه‌های دانش سازمان‌های مختلف پیش‌بینی شده است. بدین ترتیب می‌توان یک سامانه دانش گسترده یکپارچه و غیرمتمرکز را ایجاد کرد.
یکپارچگی ابزارها: در هم افزا، ابزارهای مختلف (مانند دنبال کردن، یادداشتی نویسی، تعریف وظایف، پرسش و پاسخ و …) در محیطی یکدست و متناسب با موضوع در دسترس هستند.

انعطاف پذیری

یک سامانه دانش باید بتواند با محیط خود به‌خوبی تعامل کرده و سازگار و انعطاف‌پذیر باشد. انعطاف‌پذیری هم‌افزا شامل ۳ محور است:

استقرار پودمانی و تدریجی: زیرساخت‌ها و زیر سامانه های هم‌افزا، پودمانی (ماژولار) طراحی شده‌اند. بدین ترتیب می‌توان به تدریج بخش‌های مختلف را بکار گرفت و ضرورتی برای پیاده‌سازی کل سامانه هم‌افزا وجود ندارد.
تعامل با سایر سامانه‌های نرم‌افزاری: امکان تبادل داده با معماری سرویس‌گرا در نرم‌افزار هم‌افزا پیش‌بینی شده است. به این ترتیب امکان استفاده از حساب کاربری مشترک بین هم‌افزا و سایر نرم‌افزارهای موجود و همچنین تبادل اطلاعات با نرم‌افزارهایی که امکان وب سرویس را داشته باشند، فراهم است.
پیکره بندی: بسیاری از قابلیت های هم افزا، متناسب با کاربردها نیازها، تنظیم می شود.

کاربرپسندی

برای غلبه بر موانع فرهنگی و مشارکت بهتر کارکنان، سامانه مدیریت دانش باید برای افراد مفید بوده و با سازوکارهای بازی‌وار سازی، سادگی، تامین سایر نیازها و اتصال به سایر سامانه‌ها، انگیزه و توانایی کارکنان را ارتقاء دهد.

برای کاربر پسندی،به این نکات توجه شده است:

با چیدمان مناسب صفحه اول، طراحی درگاه‌ها، فرم‌ها، فرایندها و … محیط نرم‌افزار ساده و متناسب با نیازهای کاربران تنظیم می‌شود.
امکانات متعدد برای شخصی‌‌سازی نرم‌افزار تعبیه شده است.
امکانات مناسب برای پشتیبانی از کاربران پیش‌بینی شده است.

در هم افزا، کاربران می توانند در کنار مدیریت دانش سازمان، مدیریت دانش شخصی نیز داشته باشند.

پیامدهای مدیریت دانش با هم‌افزا

استفاده از هم‌افزا، دستاوردهای قابل ملاحظه‌ای در پی دارد که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:

اشراف بر موضوعات گسترده، متنوع و پیچیده: در هم‌افزا دانش‌های موجود و جدید به گونه‌ای سازماندهی می‌شوند که در کنار اجزای دیگر، تصویری بزرگتر خلق کرده و درک بالاتری را فراهم می‌کنند؛
پیوستگی علم و عمل: عمل، علاوه بر اینکه فایده علم را بالفعل می‌کند، باعث رفع نقائص و نزدیک شدن علم به واقعیت می‌شود؛
وحدت معارف، از بین رفتن حصارهای علمی و کم‌رنگ شدن مرزبندی علوم: هم‌افزا زبان مشترکی برای ارتباط‌های بین رشته‌ای فراهم می‌کند. با هم‌افزا پیشرفت علم سریع‌تر می‌شود زیرا پیشرفت در یک بخش به سرعت به سایر بخش‌ها سرایت می‌کند؛
افزایش بهره‌وری فعالیت‌های علمی: افراد زیادی با آموزش‌های اندکی می‌توانند در هم‌افزا همکاری کنند. اثربخشی و کارایی فعالیت‌های دانشی در هم‌افزا افزایش می‌یابد؛
گسترش تعاملات علمی: در هم‌افزا جویندگان و صاحبان دانش باهم مرتبط می‌شوند؛ هم‌افزا بستر و زبان ارتباط بین افراد را فراهم می‌کند. بهبود دسترسی به دانش و تعامل بین افراد، به تولید ایده‌ها و هم‌افزایی دانش کمک می‌کند. در هم‌افزا ایده‌های جدید خلق شده و رشد می‌یابند؛
افزایش وفاق: در دسترس بودن دانش و بسترهای ارتباطی، شفافیت‌هایی ایجاد می کنند که باعث کم‌رنگ شدن اختلافات بی‌حاصل و تقویت اجماع می‌شود.
کاهش تاثیر نقص‌های فرهنگی: هم‌افزا با فراهم‌سازی زیرساخت‌های مناسب، باعث هدایت رفتارها می‌شود به گونه‌ای که بروز رفتارهای مورد انتظار، چندان وابسته به خلقیات افراد نباشد.

مدیریت دانش | مدیریت زمان | مدیریت عملکرد | مدیریت کیفیت | مدیریت نوآوری

نرم‌افزارها (وب | موبایل | دسکتاپ) | چارچوب‌ها | کلیدواژه‌ها

خدمات ما را بررسی کنید! با ما تماس بگیرید!