ارزیابی وضعیت مدیریت دانش سازمان

ارزیابی وضعیت مدیریت دانش سازمان

با ارزیابی وضعیت مدیریت دانش، میزان آمادگی سازمان برای پیاده‌سازی مدیریت دانش مشخص می‌شود؛ همچنین در مسیر پیاده‌سازی نیز می توان پیشرفت سازمان را با ارزیابی وضعیت سنجید. یکی از روش‌های ارزیابی وضعیت مدیریت دانش سازمان، استفاده از پرسشنامه است.

 

معرفی پرسشنامه سازمان بهره‌وری آسیا


پرسشنامه سازمان بهره‌وری آسیا (APO) ابعاد مدیریت دانش را به خوبی پوشش می‌دهد. این پرسشنامه‌ شامل 7 محور و در هر محور 6 سوال مطرح شده است. به پاسخ‌ها امتیازی بین 1 تا 5 داده می‌شود؛ بنابراین حداقل امتیاز یک سازمان 42 و حداکثر امتیاز 210 خواهد بود.

وضعیت مدیریت دانش در یک سازمان بر اساس امتیاز بدست آمده، در پنج سطح به شرح جدول زیر طبقه‌بندی می‌شود:

 

بازه امتیاز کل مرحله توضیح
189-210 بلوغ مدیریت دانش در سازمان محوریت یافته است.
147-188 پالایش پیاده‌سازی مدیریت دانش بطور پیوسته ارزیابی و بهبود داده می‌شود.
126-146 توسعه مدیریت دانش در برخی از حوزه‌ها بکار برده می‌شود.
84-125 شروع نیاز به مدیریت دانش در حال آشکار شدن است.
42-83 انفعال آگاهی از چیستی مدیریت دانش و اهمیت آن در ارتقاء بهره‌وری و رقابت‌پذیری وجود ندارد.

پرسشنامه


پرسشنامه مدیریت دانش سازمان بهره‌وری آسیا به شرح زیر است. با پاسخ به این سوالات، تاحدی از وضعیت سازمان مورد نظرتان در مدیریت دانش آگاه می‌شوید. برای شناسایی دقیق وضعیت یک سازمان، این پرسشنامه باید با انتخاب نمونه مناسب یا به صورت تمام شماری  پاسخ داده شود.

 

رهبری مدیریت دانش

۱. سازمان دارای چشم‌انداز و راهبرد مشترکی درباره دانش است که کاملاً با چشم‌انداز، مأموریت و اهداف سازمان مرتبط است.

۲.تمهیدات سازمانی رسمیت بخشیدن به ابتکارات مدیریت دانش را پوشش می‌دهند. (به‌عنوان‌مثال، واحد هماهنگ‌کننده مرکزی برای مدیریت دانش، مدیریت اطلاعات، مسئول دانش، مسئول اطلاعات، گروه فاوا، گروه‌های بهبود کیفیت، اجتماع‌های عمل، شبکه‌های دانش)

۳.منابع مالی برای ابتکارات مدیریت دانش اختصاص داده شده است.

۴.سازمان دارای یک خط‌مشی برای حفاظت از دانش است. (به‌عنوان‌مثال، حق کپی، اختراع ثبت‌شده و …)

۵.مدیران نقش اصلی در اشتراک‌گذاری دانش و کار مشترک دارند. آن‌ها زمان بیشتری را صرف انتشار اطلاعات به کارکنان خود و تسهیل جریان افقی اطلاعات بین کارکنان خود و کارکنان واحدهای دیگر می‌نمایند.

۶.مدیریت بهبود عملکرد، یادگیری فردی و سازمانی، اشتراک دانش، خلق دانش و نوآوری را ترویج می‌کند، رسمیت می‌بخشد و پاداش می‌دهد.

فرایندها

۷.سازمان شایستگی‌های محوری خود (قابلیت‌های مهم راهبردی که مزیت رقابتی ایجاد می‌کنند) را تعیین و در راستای مأموریت و اهداف اصلی خود قرار می‌دهد.

۸.سازمان سامانه‌های کاری خود و فرایندهای کلیدی را برای ایجاد ارزش برای مشتریان و دستیابی به تعالی عملکرد طراحی می‌کند.

۹.فن‌آوری‌های جدید، دانش مشترک در سازمان، انعطاف‌پذیری، کارایی و اثربخشی در طراحی فرآیندهای موردتوجه هستند.

۱۰.سازمان دارای یک سامانه سازمان‌یافته برای مدیریت شرایط بحرانی و یا اتفاقات پیش‌بینی‌نشده است که عملیات بدون وقفه، پیشگیری و بازگردانی را تضمین می‌کند.

۱۱سازمان فرایندهای کلیدی خود را برای حصول اطمینان از «برآورده شدن نیازهای مشتری» و «پایداری نتایج کسب‌وکار» پیاده‌سازی و مدیریت می‌کند.

۱۲.سازمان به‌طور مستمر فرایندهای کاری خود را برای رسیدن به عملکرد بهتر، کاهش تغییرات، بهبود محصولات و خدمات و بهنگام بودن با آخرین روندهای کسب‌وکار، پیشرفت‌ها و جهت‌گیری‌ها، ارزیابی کرده و بهبود می‌بخشد.

کارکنان

۱۳.آموزش در سازمان و برنامه توسعه شغلی، دانش مهارت‌ها و توانایی‌های کارکنان را فراهم می‌سازد و به دستیابی به اهداف کلی و مشارکت برای ارتقای کارایی کمک می‌کند.

۱۴.سازمان دارای یک فرایند ترویجی سامانمند برای کارمندان جدید است که شامل آشنایی با مدیریت دانش و مزایای آن، سامانه مدیریت دانش و ابزارهایش نیز هست.

۱۵.سازمان دارای فرایندهای رسمی‌ استادشاگردی، مربیگری و آموزش اختصاصی برای کارکنان است.

۱۶.پایگاه اطلاعات شایستگی کارکنان در سازمان وجود دارد.

۱۷.اشتراک دانش و همکاری فعالانه تشویق شده و پاداش داده می‌شود یا اصلاح می‌شود.

۱۸.کارکنان برای پاسخگویی به مسائل و ملاحظات کاری در گروه‌های کوچک (به‌عنوان‌مثال حلقه‌های کیفیت گروه‌های بهبود کار، گروه‌های متقاطع کارکردی، اجتماع‌های عمل) سازمان‌دهی شده‌اند.

فناوری

۱۹.مدیریت زیرساخت فناوری اطلاعات (مانند اینترنت، اینترانت و وبگاه) را ایجاد کرده است و توانایی‌ها را برای تسهیل و اثربخشی مدیریت دانش توسعه می‌دهد.

۲۰.زیرساخت فناوری اطلاعات در راستای راهبرد مدیریت دانش سازمان قرار داده‌شده است.

۲۱.هرکسی به یک رایانه دسترسی دارد.

۲۲.هرکسی به اینترنت یا اینترانت و یک نشانی رایانامه (پست الکترونیکی) دسترسی دارد.

۲۳.اطلاعات ارائه‌شده در وبگاه به‌طور مرتب به‌روز می‌شوند.

۲۴.اینترانت (یا شبکه مشابه) به‌عنوان یک منبع اصلی از ارتباطات در سطح سازمان برای حمایت از انتقال دانش و به اشتراک‌گذاری اطلاعات استفاده می‌شود.

فرایندهای دانش

۲۵.سازمان دارای فرآیندهای سامانمند برای شناسایی، ایجاد، ذخیره، اشتراک و کاربرد دانش است.

۲۶.سازمان دارای یک پایگاه دانش است که دارای دانشی و منابع را در سراسر سازمان شناسایی و مکان‌یابی می‌کند.

۲۷.دانش بدست آمده از وظایف یا پروژه‌های تکمیل شده، ثبت و به اشتراک گذاشته می‌شوند.

۲۸.دانش حیاتی کارکنانی که سازمان را ترک می‌کنند، حفظ می‌شود.

۲۹.سازمان بهترین شیوه‌ها و درس‌ها آموخته شده در سراسر سازمان را به اشتراک می‌گذارد، به طوری که مدام اختراع دوباره چرخ و انجام کار تکراری رخ نمی‌دهد.

۳۰.فعالیت‌های محک‌زنی (بنچ مارک) در داخل و خارج از سازمان انجام می‌شود و نتایج آن در بهبود عملکرد سازمانی و ایجاد دانش جدید استفاده می‌شود.

یادگیری و نوآوری

۳۱.سازمان به‌طور دقیق و مستمر ارزش‌های یادگیری و نوآوری را تقویت می‌کند.

۳۲.سازمان به مخاطره‌پذیری و ارتکاب اشتباه به‌عنوان فرصت‌های یادگیری توجه دارد تا وقتی‌که بارها و بارها انجام نشوند.

۳۳.گروه‌های متقاطع کارکردی برای مقابله با مسائل و نگرانی‌هایی که در سراسر واحدهای مختلف در سازمان بروز می‌کنند سازمان‌دهی شده‌اند.

۳۴.افراد احساس توانمندی می‌کنند و ایده‌ها و مشارکت‌هایشان به‌طورکلی توسط این سازمان ارزشمند محسوب می‌شود.

۳۵.مدیریت مشتاق استفاده از ابزارها و روش‌های جدید است.

۳۶.افراد برای کار با یکدیگر و به اشتراک‌گذاری اطلاعات برانگیخته می‌شوند.

دستاوردهای مدیریت دانش

۳۷.سازمان سابقه پیاده‌سازی موفق مدیریت دانش و سایر ابتکارات تغییر را حفظ می‌کند.

۳۸.شاخص‌ها برای ارزیابی تأثیر مشارکت و ابتکارات دانش به کار می‌روند.

۳۹.سازمان از طریق کاهش بیشتر زمان، کاهش بیشتر هزینه، افزایش کارایی، استفاده کارآمدتر از منابع (ازجمله دانش)، بهبود تصمیم‌گیری و افزایش سرعت نوآوری به بهره‌وری بالاتری دست‌یافته است.

۴۰.سازمان سوددهی خود را درنتیجه بهره‌وری، کیفیت و بهبود رضایت مشتری افزایش داده است.

۴۱.سازمان کیفیت محصولات خود را درنتیجه استفاده از دانش برای بهبود فرایندهای کسب‌وکار و روابط مشتری بهبود داده است.

۴۲.سازمان درنتیجه بهره‌وری بالاتر، افزایش سودآوری، و کیفیت بهتر محصول، رشد پایدار دارد.

نتیجه


امتیاز سازمان مورد نظر :

با توجه به امتیاز کل، سازمان مورد نظر شما در مرحله قرار می گیرد