پرسش‌های متداول درباره مدیریت دانش

پرسش‌های متداول درباره مدیریت دانش

در این صفحه پرسش‌های متداول درباره مدیریت دانش و محصولات فناوران مدیریت علم هم‌افزا مطرح شده و پاسخ داده شده است.

 

نقش کلیدی دانش در عرصه‌های اجرایی چیست؟

در دوران حاضر شاهد طغیان اطلاعات و ضعف تصمیمات هستیم. گردآوری و مدیریت داده‌ها در بسیاری از سازمان‌ها به خوبی انجام می‌شود و فناوری‌های پیشرفته‌ای در این حوزه‌ها وجود دارد اما نتیجه استفاده از این فناوری‌ها، تولید انبوه اطلاعات است که مانند سیل همه چیز را با خود می‌برد. حلقه مفقوده بین اطلاعات گسترده و استنتاج تصمیمات، «دانش» است که باید به خوبی مدیریت شود و یک لیوان آب گوارا به تصمیم‌سازان و تصمیم‌گیران بدهد!

 

مفهوم «سامانه دانش» چه نکته‌ای را در بردارد؟

هر چند همه سازمانها با ابزارهایی مانند نامه‌نگاری و رایانامه (ایمیل)، برگزاری دوره‌های آموزشی، گزارش‌نویسی و … تا حدی به مدیریت دانش می‌پردازند؛ اما این روش‌ها جزیره‌ای و ناهماهنگ بوده و در دنیای امروز که سازمان‌ها با گستردگی، تنوع و پیچیدگی موضوعات روبرو هستند، ناکارا و غیر موثراند.

«سامانه دانش» بر جامعیت و یکپارچگی در شناسایی مسائل دانشی، تولید، انتشار و بهره‌برداری از دانش تاکید می‌کند و قواعد و ابزارهای موثری را پیشنهاد می‌دهد. یکی از مهمترین نکته‌هایی که با رویکرد سامانه‌ای مطرح می‌شود، افزایش هم‌افزایی است. افزایش هم‌افزایی یعنی اینکه برآیند فعالیت‌ها افزایش یابد.

 

چرا استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی مدیریت دانش ضرورت دارند؟

اگر نرم‌افزارها خوب طراحی شده و درست به کار گرفته شوند، باعث کاهش زمان و هزینه و افزایش کیفیت دستاوردها می‌شوند؛ سوال اینجا است که چرا باید از نرم‌افزارهای تخصصی استفاده نمود و نرم‌افزارهای عمومی مانند شیرپوینت کافی نیستند؟

استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی، بستگی به سطح قابلیت‌های مورد نیاز دارد. همه افراد و سازمان‌ها نیاز به نرم‌افزارهای تخصصی مدیریت دانش نداشته و با ابزارهایی مانند رایانامه، سامانه‌های مدیریت محتوا و تا حدی پیشرفته‌تر با استفاده از شیرپوینت می‌توانند نیازهای خود را تامین کنند. اما اگر فعالیت‌های دانشی گسترده و متنوع باشند، استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی ضرورت می‌یابد؛ همانطور که با نرم‌افزاری مانند اکسل می‌توان تا حدی به حسابداری (برای فعالیت‌های مالی اندک) پرداخت؛ اما نمی‌توان برای حسابداری یک سازمان که تراکنش‌های متعددی دارد از اکسل (به تنهایی و به عنوان یک نرم‌افزار حسابداری) استفاده کرد.

نرم‌افزارهای تخصصی مدیریت دانش، امکانات و سهولت‌های بسیار بیشتری فراهم می‌کنند؛ زیرا برای کارکردهای خاص و مشخصی طراحی شده‌اند.

برای دریافت اطلاعت بیشتر، قسمت مدیریت دانش با شیر پوینت در مقایسه با هم‌افزا را مطالعه نمایید.

 

چه چیزی هم‌افزا را نسبت به سایر سامانه‌های مدیریت دانش متمایز می‌کند؟

هم‌افزا از پشتوانه نظری مستحکمی برخوردار است و تمامی ابعاد و فرایندهای مدیریت دانش را پوشش می‌دهد. هم‌افزا قابلیت‌های ویکی، مدیریت فرایند، شبکه اجتماعی، مدیریت اسناد، مدیریت آموزش و … به طور همزمان دارد. در هم‌افزا نه تنها بین مطالب هم‌افزایی ایجاد می‌شود، بلکه بین انواع فعالیت‌ها و خدمات دانشی نیز هم‌افزایی ایجاد می‌شود.

با ترکیب قابلیت‌های شبکه‌های اجتماعی به سامانه‌های مدیریت دانش، کیفیت انتشار دانش و انگیزه همکاری به شدت افزایش می‌یابد؛ با افزودن امکانات ویرایشگری و تقسیم‌بندی موضوعات، امکان کار گروهی بر روی مطالب فراهم می‌شود و …

بسیاری از نرم‌افزارهای مدیریت دانش بیشتر متمرکز بر فرایند ثبت تجربیات هستند؛ به این ترتیب که: «تجربه یا مطلبی وارد نرم‌افزار شده و پس از تائید ارزیاب در دسترس افراد مجاز قرار می‌گیرد.» در حالی که مدیریت دانش بسیار فراتر از مستندسازی تجربیات است.

 

آیا هم‌افزا چیزی بیش از یک نرم‌افزار است؟

هم‌افزا یک سامانه دانش است که یکی از اجزای آن نرم‌افزار است. تفاوت بین سامانه هم‌افزا با نرم‌افزار  را می‌توان به تفاوت بین اصول حسابداری و نرم‌افزار تشبیه کرد؛ بدون نرم‌افزار هم می‌توان از مفاهیم، روش‌ها و استانداردهای حسابداری استفاده کرد، اما نرم‌افزار انجام کارها را سریع‌تر کرده و کیفیت را نیز افزایش می‌دهد.

 

 آیا برخورداری از قابلیت‌های متعدد، کار با نرم‌افزار هم‌افزا را سخت نمی‌کند؟

هم‌افزا تنها یک وبگاه اطلاع رسانی نیست، بلکه محیط کار الکترونیکی است. هرچند قابلیت‌های بسیار زیادی در نرم‌افزار هم‌افزا تعبیه شده‌اند اما این قابلیت‌ها، پیچیدگی زیادی ایجاد نمی‌کنند زیرا:

  1. کاربران در سطح مختلف دسته‌بندی شده‌اند و عموم کاربران از محصول نهایی استفاده می‌کنند و درگیر فرایندهای تولید محتوا نمی‌شوند. همانطور که رانندگان خودرو، درگیر اصول و مراحل طراحی و تولید خودرو نمی‌شوند.
  2. راهنمای هم‌افزا به خوبی و با تفصیل مناسب، قابلیت‌های نرم‌افزار را بیان کرده و امکان پرسش و پاسخ نیز فراهم است.
  3. هم‌افزا یک بسته نرم‌افزاری بوده و شامل بخش‌های متعددی (قرآن، دانشنامه، مدیریت اسناد، آموزش، شبکه اجتماعی و …) است که همه در یک محیط یکپارچه ارائه می‌شود؛ بنابراین نه تنها قابلیت‌های هر بخش به راحتی قابل یادگیری است بلکه به دلیل یکسانی ابزارها، شباهت محیط کاری و ارتباط بین داده‌ها، در مجموع نیز یادگیری کار با هم‌افزا وقت اندکی لازم دارد؛ وقتی که یادگیری کار با هم‌افزا می‌گیرد، بسیار کمتر از وقتی است که یادگیری کار با نرم‌افزارهای متعددی که هر کدام بخشی از کارکردهای هم‌افزا را دارند می‌گیرند.
  4. برای استفاده حرفه‌ای از هم‌افزا؛ دوره آموزشیراهبری سامانه دانش هم‌افزا طراحی شده که با گذراندن آن، توانایی‌های لازم برای مدیران دانش به سرعت حاصل خواهد شد.

 

چه اشتباه‌هایی در پیاده‌سازی مدیریت دانش ممکن است رخ دهد؟

برای ایجاد سامانه مدیریت دانش باید به دام‌ها و اشتباهات رایج توجه داشت، برخی از نکات مهم از این قرارند:

  • مدیریت دانش خریدنی نیست، استقرار دادنی است؛
  • یکپارچه‌سازی معلومات مهمتر از افزودن به معلومات موجود است؛
  • گردآوری تجربیات و یا دسته‌بندی مناسب مستندات موجود، گام‌های اولیه در مدیریت دانش هستند و نه نهایت آنچه باید انجام شود؛
  • تفکر قابل برون‌سپاری نیست، باید قابلیت‌های مدیریت دانش درون سازمان‌ها ایجاد شود.
  • نباید با تاکیدهای افراطی برای تدوین گزارش‌های مکتوب، مدیریت دانش را به کاری بیهوده و ملال‌آور تبدیل کرد.

 

موانع فکری و فرهنگی متعددی برای موفقیت در مدیریت دانش را چگونه می‌توان رفع کرد؟

راهبردهای متعددی برای همراه کردن کارکنان در فعالیت‌های دانشی وجود دارند که بسته به شرایط هر سازمان برخی از آنها اثربخش خواهند بود. راهبردهای مناسب و خاص برای هر سازمان با طراحی برنامه راهبردی دانش مشخص می‌شود.

راهبردهای عمومی که برای بیشتر سازمان‌ها موثر هستند عبارت‌اند از:

  1. استفاده از زیرساخت‌ها: با فراهم‌سازی زیرساخت‌های مناسب، فضای کاری به گونه‌ای شکل می‌گیرد که بسیاری از رفتارها در مسیرهای مشخص قرار گرفته و بروز رفتارهای مورد انتظار چندان وابسته به انگیزه‌ها و خلقیات افراد نباشد. به عنوان مثال، با ایجاد چارچوب‌های مناسب، انباشت و اشتراک دانش بسیار بهبود می‌یابد. مشکلات به اشتراک‌گذاری بیشتر در مورد دانش‌های قبلی که حساب شده به دست نیامده‌اند، پیش می‌آید. اگر دانش با استفاده از زیرساخت‌های مناسب (سامانه مفاهیم، ساختار تقسیم‌بندی، چارچوب‌ها و نرم‌افزار) تولید و سازماندهی شود، به راحتی به اشتراک گذاشته شده و قابل بازیابی است.
  2. اصلاح فرهنگ سازمانی با راه اندازی فضای مجازی: در فضای مجازی که با نرم‌افزارهای مدیریت دانش ایجاد می‌شود، فرهنگ تبادل اطلاعات و مشارکت در تولید محتوا را تقویت می‌شود، علی رغم اینکه قبل از پیاده‌سازی سامانه مدیریت دانش چنین فرهنگی وجود نداشته باشد. به عبارت دیگر پیاده‌سازی سامانه مدیریت دانش می‌تواند آغاز دوره جدید تلقی شود که دستاوردهای جدیدی دارد.
  3. استفاده از مشوق‌های مادی و معنوی: پاداش مالی، رتبه خبرگی، کسب اعتبار بین کارکنان و … مشوق‌هایی هستند که می‌توانند انگیزه تولید و به اشتراک‌گذاری دانش را افزایش دهد.
  4. الزام ثبت تجربیات: با الزام ثبت تجربه و تنظیم گزارش در شرح خدمات پیمانکاران (و لحاظ درصدی برای ارائه گزارش در پیشرفت پروژه)، شرح وظایف مدیران و کارکنان به ویژه در مواقع بازنشستگی، جابجایی یا پایان پذیرفتن پروژه‌ها و … می توان بخشی از تجربیات را مستند نمود. البته باید توجه داشت که ثبت تجربیات در قالب چارچوب‌های دقیقی انجام شوند تا ملال‌آور و صوری نبوده و قابل استفاده باشند.
  5. شناسایی افراد دارای دانش به جای ثبت دانش آنها: ممکن است انگیزه و یا توانایی لازم برای ثبت دانش فراهم نباشد اما با قابلیت‌های شبکه‌های اجتماعی می‌توان افراد دارای دانش را شناسایی و در دسترس قرار داد تا امکان تعامل با آنها و بهره‌مندی از دانش آنها بیشتر فراهم شود.
  6. تعیین مسئول برای مدیریت دانش: می‌توان به افرادی ماموریت داد که با مشاهده، مصاحبه، مطالعه و سایر ابزارهای گردآوری اطلاعات به ثبت، ارزیابی، ترکیب و ارائه دانش‌های موجود در داخل سازمان و همچنین تولید دانش جدید بپردازند. نباید تصور شود که تنها روش ثبت دانش موجود، ثبت تجربیات توسط خود افراد است. روش‌های مصاحبه، جلسات طوفان مغزی، جلسات تحلیل و ارزیابی و … قابلیت‌های بیشتری برای ثبت دانش موجود دارند.

 

چرا سازمان‌ها باید به سراغ مدیریت دانش بروند؟

دلایل متعددی برای پرداختن به مدیریت دانش مطرح هستند، که می‌توان آنها را در سه دسته قرار داد:

  1. دستیابی به اهداف: دستیابی به اهدافی مانند سودآوری، کیفیت و رشد و اقداماتی مانند طراحی برنامه، پایش، آموزش و … نیاز به مدیریت دانش دارد.
  2. ارتقای نمای سازمانی: کسب اعتبار با دریافت جوایز مدیریت دانش یا سایر رتبه‌بندی‌ها و جوایزی که مدیریت دانش در آنها موثر است، نمای سازمانی را ارتقاء می‌دهد. به عنوان مثال در اظهارنامه جایزه تعالی سازمانی (EFQM) چندین سئوال به نحوه مدیریت دانش اختصاص داشته و کسب امتیاز در برخی از سئوالات نیز بستگی به نحوه مدیریت دانش دارد. پرداختن به مدیریت دانش، نشان دهنده پیشرو بودن یک سازمان است.
  3. الزامات: قوانین، مقررات و استانداردهای متعددی مدیریت دانش را الزامی کرده‌اند. همچنین خواسته‌های برخی کارفرمایان و (مبتنی بر ارائه مستندات) الزاماتی برای پیاده‌سازی مدیریت دانش ایجاد می‌کنند.

دستیابی به «اهداف سازمان» مهم‌ترین و اصلی‌ترین دلیل است؛ البته ارتقای نمای سازمانی هم قابل اعتنا است؛ الزامات هم اگر مورد تاکید باشند، دلیل کافی را برای پرداختن به مدیریت دانش را دربرخواهند داشت.

برای دریافت اطاعات بیشتر، قسمت ضرورت مدیریت دانش را مطالعه فرمایید.

 

آیا برای پیاده‌سازی مدیریت دانش وظایف و ساختارهای سازمانی جدیدی باید ایجاد شود؟

مدیریت دانش بیش از اینکه وظایف جدیدی ایجاد کند، رویکردها را تغییر داده و روش انجام کارها را عوض می‌کند. با پیاده‌سازی مدیریت دانش، وظایف بسیاری از کارکنان افزایش نمی‌یابد، بلکه سبک کار تغییر می‌کند و سهولت و سرعت انجام کارها افزایش می‌یابد.

در راستای اجرایی شدن راهبردهای دانش، لازم است تغییراتی در فرایندهای سازمانی رخ دهند. اصلاح فرایندها در موارد محدودی ممکن است به تغییر ساختار سازمانی منجر شود؛ در برخی از سازمان‌ها برای پشتیبانی دانشی و مدیریت سامانه دانش، لازم است سمت‌ها یا واحدهای جدیدی ایجاد شوند؛ البته هر چه زیرساخت‌های بکار رفته غنی‌تر باشند، این مشاغل جدید کمتر و غیر حساس‌تر خواهند شد.

در مجموع سهولت‌هایی که مدیریت دانش فراهم می‌سازد، بسیار بیشتر از هزینه‌ها و الزامات آن است. اگر در سازمانی این قاعده صدق نکند و پیاده‌سازی مدیریت دانش باعث دردسرهای زیاد و منافع اندک شده باشد، یک یا چند جای کار ایراد دارد!

 


سامانه محتوا |  سامانه ارتباط | سامانه پژوهش | سامانه آموزش | سامانه طرح‌ریزی | سامانه پایش | سامانه سازماندهی | سامانه اجرا

مدیریت دانش | مدیریت زمان مدیریت عملکرد | مدیریت کیفیت | مدیریت نوآوری

دانشگاه‌ها سازمان‌های مشاوره‌ای و پژوهشی | سازمان‌های پروژه محور | سازمان‌های تولیدی | سازمان‌های مالی و بیمه‌ای | شهرداری‌ها | سازمان‌های دولتی

نرم‌افزارها (وب | موبایل | دسکتاپ) | چارچوب‌ها | کلیدواژه‌ها


خدمات ما را بررسی کنید! با ما تماس بگیرید!