سامانه طرح‌ریزی هم‌افزا

سامانه طرح‌ریزی هم‌افزا

ضرورت و اهمیت برنامه‌ریزی انکارپذیر نیست، اما تجربه‌های ناموفق در طراحی و اجرای برنامه‌ها تصورات منفی زیادی ایجاد کرده است. سامانه طرح‌ریزی هم‌افزا با تحلیل «شکست‌ها و موفقیت‌های برنامه‌ریری‌ها» طراحی شده است.

 

کاربردهای سامانه طرح ریزی


طراحی برنامه شامل شناسایی و تحلیل وضعیت موجود، طراحی اهداف، راهبردها است. برنامه‌ها در مقیاس‌ها، سطوح و موضوعات متنوعی طراحی می‌شوند و با عناوینی مانند ‌برنامه راهبردی، برنامه عملیاتی، طرح کسب و کار، نقشه راه و … نامیده می شوند.

طراحی برنامه راهبردی، به دلایل متعددی ضرورت می‌یابد. این دلایل عبارت‌اند از:

  1. شناسایی انواع گزینه‌ها و انتخاب‌های سرنوشت‌ساز برای مواجه با چالش‌ها
  2. عبور از کلی‌گویی و اشراف بر مصادیق مهم در راستای افزایش دقت تصمیمات
  3. مستندسازی، شفاف‌سازی
  4. ایجاد دانشنامه اختصاصی
  5. ایجاد اجماع بین ذینفعان و گسترش احساس تعلق و حمایت از تصمیمات کلان
  6. اتصال اهداف بالادستی به عملیات روزمره
  7. افزایش ثبات تصمیمات مدیریتی

تهیه یک سند با عنوان «برنامه» باعث اجرایی شدن آن نمی‌شود؛ برای اجرایی شدن برنامه مباحث زیر نیز باید موردتوجه قرار گیرند:

  1. در برنامه باید سازوکارهای اجرایی شدن آن تعبیه شود.
  2. باید دانش لازم در ذهن مجریان برنامه شکل بگیرد تا برنامه قابل اجرا باشد. اهمیت ایجاد دانش در اذهان مخاطبان برنامه و جلب همیاری آن‌ها تا حدی است که گاهی برنامه‌ریزی راهبردی در راستای چنین هدفی دنبال می شود؛ به عبارت دیگر ممکن است اهداف و راهبردها تا حدود زیادی مشخص باشند؛ اما برای شکل گیری اجماع لازم و به هنگام شدن اطلاعات، طراحی برنامه در دستور کار قرار گیرد.
  3. تعبیه محتوای برنامه در رسانه‌های مختلف: آن چیزهایی که در ذهن افراد نقش بسته مبنای عمل هستند نه آن چیزهایی که در مکتوبات درج‌شده است. بنابراین پس از شناسایی و یا تولید دانش باید از رسانه‌های متنوعی استفاده نمود تا دانش آشکارشده در دسترس افراد موردنظر قرار گیرد. با توجه به اینکه نحوه ارائه و انتشار، حلقه مهمی در چرخه دانش هستند، آماده‌سازی وبگاه‌ها، کتاب‌ها (چاپی و الکترونیکی)، پوسترها (به‌ویژه پوسترهای اینفوگرافی)، فیلم و سایر رسانه‌ها برای در دسترس قرار گرفتن و آموزش ضرورت می‌یابند.
  4. تدوین مقررات و دستورالعمل‌ها: برای رسمیت یافتن دستاوردهای برنامه راهبردی و الزام به اجرای آن‌ها، محتوای کلی برنامه باید به‌صورت مقررات و دستورالعمل تدوین شود.

 

 

قابلیت‌های سامانه طرح‌ریزی هم‌افزا


فعالیت های طرح ریزی را می توان به دو دسته تقسیم کرد:

  • پروژه های طراحی: در مقاطعی لازم است فعالیت های برنامه ریزی به طور گسترده و در قالب یک پروژه انجام شوند
  • خدمات مطالعاتی: گروه‌ها و واحدهای سازمانی که مسئولیت برنامه‌ریزی را بر عهده دارند لازم است در پاسخ به درخواست‌های ارائه شده و یا در راستای تکمیل کارهای قبلی، مطالعاتی را انجام داده و گزارش هایی را تدوین نمایند.

طراحی برنامه شامل ۳ مرحله است: گردآوری اطلاعات و شناسایی کارشناسان، طراحی شبکه متغیرها، تدوین محتوای برنامه

گردآوری اطلاعات و شناسایی کارشناسان

قابلیت‌های سامانه هم‌افزا برای گردآوری اطلاعات و شناسایی کارشناسان عبارت‌اند از:

  1. شناسایی متخصصین: هم‌افزا امکان ثبت تخصص و سوابق کارکنان و کارشناسان در قالب صفحات کاربری را دارد. اطلاعات صفحات کاربری و همچنین مشارکت افراد در گروه‌ها و بحث‌ها، امکان شناسایی متخصصین و استعدادهای موجود در  هر حوزه و افراد صاحب نظر برای همکاری در طراحی برنامه‌ها و گزارش‌ها را فراهم می‌کند.
  2. ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات: هم‌افزا قابلیت‌های پیشرفته‌ای برای دسترسی به اطلاعات و دانش دارد. با تعریف کلیدواژه‌ها و نمایه سازی اسناد، تعریف روابط بین آنها و ایجاد درگاه‌ها، بازیابی اسناد بسیار آسان خواهد شد. ذخیره‌سازی یکپارچه اطلاعات و سهولت دسترسی به مستندات و برنامه‌های پیشین در زمان طراحی برنامه‌های کوتاه مدت، میان مدت و بلندمدت، تدوین آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های اجرایی و … کارآیی فراوان خواهد داشت.
  3. ایجاد کتابخانه‌های تخصصی: برای هر پروژه می‌توان یک کتابخانه اختصاصی ایجاد نمود.

طراحی شبکه متغیرها

قابلیت‌های سامانه هم‌افزا برای طراحی شبکه عبارت‌اند از:

  1. استخراج مضامین موجود در اسناد و گردآوری ایده ها و نمایش آنها به صورت گراف
  2. ابزارهای نرم‌افزاری داده بنیاد، دیمتل، الگوسازی ساختاری تفسیری، تحلیل سلسله مراتبی

تدوین محتوای برنامه

قابلیت‌های سامانه هم‌افزا برای تدوین محتوای برنامه عبارت‌اند از:

  1. پودمان: در هم‌افزا می‌توان با کنار هم گذاشتن چندین صفحه، بسته‌ای از صفحات را در قالب کتاب، گزارش و … ایجاد نمود. پودمان‌ها برای «تدوین گروهی یک سند» و «کنار هم قرار گرفتن مطالب برای تشکیل یک محتوای پیوسته» کاربرد دارند.
  2. مدیریت نسخه‌ها: امکان ثبت تغییرات در هر ویرایش و مشاهده نسخه‌های قبلی برای مدیریت نسخه‌ها فراهم است.
  3. درج از پایگاه داده: برای نمایش داده‌هایی که در صفحات مختلف استفاده می‌شوند و یا ممکن است تغییر یابند می‌توان قسمتی از محتوای پایگاه داده را در صفحه درج نمود.
  4. مدیریت استنادها

چارچوب

در هم‌افزا امکان تعریف چارچوب های متعدد برای موضوعات مختلف وجود دارد. چارچوب دربردارنده مفاد محتواهای بالادستی (مانند قوانین، مقررات، نظریه‌ها، ایده‌ها و …) مورد نیاز در طراحی برنامه است.  آثار استفاده از چارچوب‌ها عبارتند از: افزایش کارایی،انباشت اطلاعات و دانش، اشتراک اطلاعات و دانش، استانداردسازی و …

مدیریت فعالیت‌های طرح‌ریزی

قابلیت‌های سامانه  هم‌افزا برای گردآوری اطلاعات و شناسایی کارشناسان عبارت‌اند از:

  1. فرایند: امکان تعریف فرایندهای متعدد در سامانه تعبیه شده است. هر فرایند شامل چندین مرحله بوده و هر مرحله مسئولان، فرم‌ها و اطلاعیه‌های خاص خود را داشته و دسترسی به محتواهایی که در هر مرحله قرار دارند، قابل تنظیم است.
  2. پروژه: فعالیت‌های یک پروژه با امکان تعریف روابط پیش‌نیازی بین آن‌ها قابل تعریف هستند. همچنین برای هر پروژه صفحه خاص برای درج منشور پروژه، میزکار و کتابخانه پروژه ایجاد می‌شود.
  3. وظایف: امکان ارجاع وظایف دیگران، رونوشت و تعیین انواع مشخصه‌ها (فوریت، اهمیت، مهلت و…) و همچنین پیوست کردن فایل برای وظایف وجود دارد.
  4. گزارش عملکرد: مدیران می‌توانند فرم‌هایی برای دریافت گزارش از همکاران طراحی نموده و به صورت موردی یا ادواری (روزانه، هفتگی، ماهانه، فصلی) ارسال نمایند. تمامی سازوکارهای ارسال، تکمیل و تایید گزارش‌ها پیش‌بینی شده است.
  5. تولید و ویرایش مستندات به صورت مشارکتی

 

تعامل بین صاحب نظران و کارشناسان

قابلیت‌های سامانه  هم‌افزا برای تعامل بین کارشناسان عبارت‌اند از:

  1. گروه: باشبکه‌‌سازی تیم پروژه در گروه‌های تخصصی و شبکه اجتماعی تخصصی پروژه، امکان تعامل و اشتراک دانش میان اعضاء پروژه فراهم می شود.
  2. زبانه بحث: تمامی صفحات (قوانین، طرح ها، گزارش ها و …) دارای زبانه بحث بوده که فضای مناسبی برای پرسش و پاسخ و تبادل نظر درباره موضوع صفحه فراهم می‌کنند.  بدین ترتیب امکان اظهارنظر همه مخاطبان و ذینفعان (اساتید، دانشجویان، صاحب‌نظران و …) در مورد محتوای طرح‌ها، ایده‌ها، دریافت پیشنهادهای تکمیلی و … فراهم می شود.
  3. نظرسنجی: امکان طراحی پرسش‌نامه، ارجاع به مخاطبان و دریافت داده‌های مربوطه فراهم است.

خدمات مطالعاتی

سامانه طرح ریزی هم افزا علاوه بر امکان طراحی برنامه، خدمات جانبی برنامه ریزی را نیز پشتیبانی می کند؛ خدمات جانبی عبارت اند از:

  1. بررسی و ارائه نظرات کارشناسی در خصوص موضوعات ارجاعی
  2. تهیه برنامه راهبردی و عملیاتی برای بخش‌های عملیاتی و هماهنگی و تلفیق برنامه‌ها در چارچوب اسناد بالادستی
  3. تهیه گزارشات تحلیلی و تفصیلی برنامه‌ها و تأمین منابع مورد نیاز به تفکیک حوزه‌های ذیربط
  4.  تدوین روش و اجرای اولویت‌بندی
  5. پیگیری و مشارکت در تدوین آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های اجرایی قوانین و مصوبات مرتبط
  6. مدیریت محتوای گزارش ها و اسناد (مانند گزارش های شرکت در جلسات)
  7. ارائه مشاوره و اظهارنظرهای تخصصی در خصوص موضوعات ارجاعی

 

ویژگی‌های سامانه طرح‌ریزی هم‌افزا


سامانه طرح ریزی هم‌افزا ویژگی‌های منحصر به فردی دارد که عبارت‌اند از:

  1. مبتنی بر شبکه های علت و معلولی
  2. شناسایی تخصص های افراد و یافتن اطلاعات مرتبط
  3. مدیریت اسناد و ایجاد کتابخانه های تخصصی
  4. گردآوری مسائل، ایده‌ها، تجربه‌ها و اخبار با رویکرد شبکه اجتماعی
  5. گردآوری نظرات با استفاده از پرسشنامه الکترونیکی
  6. طراحی شبکه متغیرها برای شناسایی مسائل، اهداف، خط مشی ها،راهبردها و شاخص‌ها
  7. تعیین اهداف واحدهای سازمانی و افراد در راستای اهداف سازمان
  8. ابزارهای نرم‌افزاری روش های پژوهش (داده بنیاد، دیمتل، الگوسازی ساختاری تفسیری، تحلیل سلسله مراتبی)
  9. تدوین محتوا و مدیریت استنادها
  10. بصری سازی ارتباط بین متغیرها با استفاده از گراف
  11. مدیریت وظایف (وظایف موردی، فرایند، پروژه)
  12. همکاری گروهی و جمع سپاری برای گرداوری اطلاعات و طراحی برنامه ها در سطوح و مقیاس‌های مختلف

 

سامانه طرح‌ریزی با سامانه‌های اجرا، سازماندهی، پایش و آموزش یکپارچه بودن و بدین ترتیب، امکان مدیریت اجرای برنامه، پایش پیشرفت و ارزیابی عملکرد فراهم می‌شود.

  • سازماندهی: پس از طراحی اهداف و راهبردها، مسئولیت های اجرای اهداف عملیاتی نیز باید تعریف شود؛ در غیر این صورت اجرای برنامه با چالش‌های جدی مواجه خواهد شد. سازمان‌دهی، شامل تعیین مأموریت‌ها، فرایندها، ساختار سازمانی و نقش واحدهای سازمانی و افراد است. سازمان‌دهی تا حدی بدیل برنامه‌های عملیاتی است؛ به‌جای طراحی تفصیلی برنامه عملیاتی (که اطلاعات میدانی می‌خواهد و اقتضایی است)، می‌توان نقش‌هایی که باید ایفا شوند و حدود اختیارات و مسئولیت‌ها را مشخص کرد؛ تا عملکرد کسانی که مسئولیت آن نقش‌ها را می‌پذیرند، حساب‌شده باشند.
  • پایش: شاخص‌ها، نقاط عطف فرایند مدیریت و حلقه وصل «طراحی برنامه» و «اجرا» می‌باشند. با پایش شاخص‌های مهم، علاوه بر این‌که انطباق نتایج اجرا با برنامه، مشخص و امکان اصلاح عملکرد فراهم می‌شود، بازخوردهای لازم برای اصلاح برنامه نیز دریافت می‌شود. دانستن شاخص‌های درست و مقادیر مطلوب آن‌ها نیز یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های هر سازمان است.
  • آموزش: برای اطمینان از آگاهی ذی‎نفعان از محتوای برنامه راهبردی باید دوره‌های آموزشی متناسب با مخاطبان طراحی شود.

هرچند برنامه راهبردی به این لحاظ که اهداف بالادستی را به سطح عملیاتی نزدیک می‌کند از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است؛ اما اگر کار با تدوین سند برنامه راهبردی خاتمه‌یافته تلقی شود، عملاً برنامه راهبردی تنها یک سند به قفسه‌های کتاب اضافه خواهد کرد!

 

 

استقرار سامانه طرح ریزی هم‌افزا


طراحی و استقرار سامانه طرح ریزی بین ۳ تا ۱۲ ماه زمان می‌برد و پیامدهای آن معمولا ۶ ماه پس از استقرار سامانه آشکار می‌شود.

طراحی و استقرار سامانه طرح ریزی هم‌افزا شامل سه فعالیت اصلی است:

  1. تدوین چارچوب طرح ریزی متناسب با موقعیت سازمان
  2. پیکره بندی نرم افزار
  3. طراحی برنامه

 


سامانه محتوا |  سامانه ارتباط | سامانه پژوهش | سامانه آموزش | سامانه طرح‌ریزی | سامانه پایش | سامانه سازماندهی | سامانه اجرا

مدیریت دانش | مدیریت زمان مدیریت عملکرد | مدیریت کیفیت | مدیریت نوآوری

دانشگاه‌ها سازمان‌های مشاوره‌ای و پژوهشی | سازمان‌های پروژه محور | سازمان‌های تولیدی | سازمان‌های مالی و بیمه‌ای | شهرداری‌ها | سازمان‌های دولتی

نرم‌افزارها (وب | موبایل | دسکتاپ) | چارچوب‌ها | کلیدواژه‌ها


خدمات ما را بررسی کنید! با ما تماس بگیرید!