سامانه طرح‌ریزی هم‌افزا

سامانه طرح‌ریزی هم‌افزا

 

 

قابلیت های سامانه طرح ریزی هم‌افزا


مولفه های اصلی طرح ریزی عبارتند از: مسائل، اهداف، خط مشی ها، راهبردها و شاخص ها. سامانه طرح ریزی هم افزا شامل چارچوب ها و ابزارهای نرم افزاری برای طراحی این مولفه ها است.

 

چارچوب‌ها

سامانه هم‌افزا شامل چارجوب های شناسایی شبکه مسائل و مدیریت سامانه های انسانی در سطح عام و برخی از چارچوب های خاص است. این چارچوب ها بر اساس مبانی نظری و حالت های خاص در موقعیت های عملی طراحی شده و در بردارنده روش های مدیریت و برنامه ریزی هستند.

 

ابزارهای نرم افزاری برای شناسایی شبکه مسائل

قابلیت های نرم افزاری هم افزا برای شناسایی شبکه مسائل عبارتند از:

  1. شناسایی مقدماتی شبکه مسائل؛ شناسایی مسائل با دقت کم
    • بیان مسئله در قالب پست: می توان مسائل را به صورت یک پست در گروه ها، کانال ها و ربانه بحث صفحات نوشت. هم چنین می توان بخشی از متن یک صفحه را انتخاب کرده و مضمون آن را به عنوان مسئله استخراج کرد. بدین ترتیب، می توان محتواهای (اخبار، گزارش ها، قوانین، مقالات و …) مر تبز با موضوع را وارد سامانه نموده و به راحتی مضامین آنها را برای شناسایی مسائل استخراج کرد.
    • بازبینه (چک لیست) مسائل عام: با بررسی این بازبینه، می توان مسائل خاص در موضوع مورد نظر را تا حدی تشخصی داد.
  2. ساماندهی شبکه مسائل؛ اصلاح و تکمیل مسائل و روابط بین آن‌ها
    • درگاه مسائل: می توان برای هر موضوع، یک درگاه مسائل ایجاد کرد تا دسترسی به مسائل و مشخصات آن ساده تر شود. کاربران می توانند، از طریق این درگاه، مسائلی را که دیگران یافته اند، مشاهده کرده و روی آنها کار کنند.
    • بازبینه نام گذاری: خطاهایی که در نام گذاری مسائل ممکن است رخ دهد در این بازبینه یادآوری می شوند
    • تفکیک و ادغام مسائل
    • مقایسه زوجی بین مسائل برای تشخیص روابط بین مسائل
    • برقراری انواع روابط مفهومی و علت و معلولی بین مسائل
  3. تعیین مشخصات مسائل
    • تعریف مشخصه‌های مسئله (دامنه، شدت، اثرگذاری، ذینفعان)
    • کمی سازی
    • تغییر متغیر
    • تعریف مسائل ترکیبی
    • تعیین حالت های موجود و مطلوب
    • تحلیل ارتباط بین متغیرها با روش های دیمتل و الگوسازی ساختاری تفسیری
    • رای دهی کاربران درباره مشخصات مسائل
    • نظرسنجی از طریق فرم الکترونیکی برای اندازه گیری مسائل
  4. پالایش شبکه مسائل
    1. حذف مسائل کوچک: برای سادگی تحلیل، برخی از مسائل را بر اساس مشخصه های مسائل می توان حذف کرد.
    2. بازبینه نگرش ها: خطاهای ناشی از نگرش ها در این بازبینه یادآوری می شوند.

 

ابزارهای نرم افزاری برای چرخه مدیریت طرح ریزی

  1. شناسایی کارشناسان
    • ثبت و صحه گذاری تخصص ها:  هم‌افزا امکان ثبت تخصص و سوابق کارکنان و کارشناسان در قالب صفحات کاربری را دارد.
    • مشارکت افراد در گروه‌ها و بحث‌ها: مشارکت افراد، امکان شناسایی متخصصین و استعدادهای موجود در  هر حوزه و افراد صاحب نظر برای همکاری در طراحی برنامه‌ها و گزارش‌ها را فراهم می‌کند.
  2.  مشارکت گروهی و تعامل بین کارشناسان
    • جمع سپاری از طریق درگاه مسائل، ایده ها، پروژه ها
    • گروه: باشبکه‌‌سازی تیم پروژه در گروه‌های تخصصی و شبکه اجتماعی تخصصی پروژه، امکان تعامل و اشتراک دانش میان اعضاء پروژه فراهم می شود.
    • زبانه بحث: تمامی صفحات (قوانین، طرح ها، گزارش ها و …) دارای زبانه بحث بوده که فضای مناسبی برای پرسش و پاسخ و تبادل نظر درباره موضوع صفحه فراهم می‌کنند.  بدین ترتیب امکان اظهارنظر همه مخاطبان و ذینفعان (اساتید، دانشجویان، صاحب‌نظران و …) در مورد محتوای طرح‌ها، ایده‌ها، دریافت پیشنهادهای تکمیلی و … فراهم می شود.
    • نظرسنجی: امکان طراحی پرسش‌نامه، ارجاع به مخاطبان و دریافت داده‌های مربوطه فراهم است.
  3.  گردآوری اطلاعات
    • ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات: هم‌افزا قابلیت‌های پیشرفته‌ای برای دسترسی به اطلاعات و دانش دارد. با تعریف کلیدواژه‌ها و نمایه سازی اسناد، تعریف روابط بین آنها و ایجاد درگاه‌ها، بازیابی اسناد بسیار آسان خواهد شد. ذخیره‌سازی یکپارچه اطلاعات و سهولت دسترسی به مستندات و برنامه‌های پیشین در زمان طراحی برنامه‌های کوتاه مدت، میان مدت و بلندمدت، تدوین آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های اجرایی و … کارآیی فراوان خواهد داشت.
    • ایجاد کتابخانه‌های تخصصی: برای هر پروژه می‌توان یک کتابخانه اختصاصی ایجاد نمود.
  4.  تدوین محتوا
    • پودمان: در هم‌افزا می‌توان با کنار هم گذاشتن چندین صفحه، بسته‌ای از صفحات را در قالب کتاب، گزارش و … ایجاد نمود. پودمان‌ها برای «تدوین گروهی یک سند» و «کنار هم قرار گرفتن مطالب برای تشکیل یک محتوای پیوسته» کاربرد دارند.
    • مدیریت نسخه‌ها: امکان ثبت تغییرات در هر ویرایش و مشاهده نسخه‌های قبلی برای مدیریت نسخه‌ها فراهم است.
    • درج از پایگاه داده: برای نمایش داده‌هایی که در صفحات مختلف استفاده می‌شوند و یا ممکن است تغییر یابند می‌توان قسمتی از محتوای پایگاه داده را در صفحه درج نمود.
  5.  مدیریت فعالیت ها
    • فرایند: امکان تعریف فرایندهای متعدد در سامانه تعبیه شده است. هر فرایند شامل چندین مرحله بوده و هر مرحله مسئولان، فرم‌ها و اطلاعیه‌های خاص خود را داشته و دسترسی به محتواهایی که در هر مرحله قرار دارند، قابل تنظیم است.
    • پروژه: فعالیت‌های یک پروژه با امکان تعریف روابط پیش‌نیازی بین آن‌ها قابل تعریف هستند. همچنین برای هر پروژه صفحه خاص برای درج منشور پروژه، میزکار و کتابخانه پروژه ایجاد می‌شود.
    • وظایف: امکان ارجاع وظایف دیگران، رونوشت و تعیین انواع مشخصه‌ها (فوریت، اهمیت، مهلت و…) و همچنین پیوست کردن فایل برای وظایف وجود دارد.

خدمات مطالعاتی

سامانه طرح ریزی هم افزا علاوه بر امکان طراحی برنامه، خدمات جانبی برنامه ریزی را نیز پشتیبانی می کند؛ خدمات جانبی عبارت اند از:

  1. بررسی و ارائه نظرات کارشناسی در خصوص موضوعات ارجاعی
  2. تهیه برنامه راهبردی و عملیاتی برای بخش‌های عملیاتی و هماهنگی و تلفیق برنامه‌ها در چارچوب اسناد بالادستی
  3. تهیه گزارشات تحلیلی و تفصیلی برنامه‌ها و تأمین منابع مورد نیاز به تفکیک حوزه‌های ذیربط
  4.  تدوین روش و اجرای اولویت‌بندی
  5. پیگیری و مشارکت در تدوین آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های اجرایی قوانین و مصوبات مرتبط
  6. مدیریت محتوای گزارش ها و اسناد (مانند گزارش های شرکت در جلسات)
  7. ارائه مشاوره و اظهارنظرهای تخصصی در خصوص موضوعات ارجاعی

 

ویژگی‌های سامانه طرح‌ریزی هم‌افزا


ویژگی‌های منحصربه‌فرد سامانه هم‌افزا برای طرح ریزی عبارت‌اند از:

  1. جامعیت؛ پوشش تمامی ابعاد طرح ریزی، کارکردهای مکمل، قابلیت‌های نرم‌افزاری
  2. یکپارچگی: یکپارچگی محتوا، شبکه‌سازی، یکپارچگی محیط نرم‌افزار (برخورداری از نسخه موبایل)
  3. انعطاف‌پذیری: طراحی و پیاده‌سازی پودمانی، تعامل با سایر سامانه‌های نرم‌افزاری
  4. مقیاس‌پذیری
  5. کاربرپسندی

برخی مصادیق این ویژگی ها عبارت‌اند از:

  1. گردآوری مسائل، ایده‌ها، تجربه‌ها و اخبار با استفاده از شبکه های اجتماعی
  2. طراحی شبکه متغیرها برای شناسایی مسائل، اهداف، خط مشی ها، راهبردها و شاخص‌ها مبتنی بر الگوی علت و معلولی
  3. تعیین اهداف واحدهای سازمانی و افراد در راستای اهداف سازمان
  4. بصری سازی ارتباط بین متغیرها با استفاده از گراف
  5. همکاری گروهی و جمع سپاری برای گرداوری اطلاعات و طراحی برنامه ها در سطوح و مقیاس‌های مختلف

سامانه طرح‌ریزی با سامانه‌های اجرا، سازماندهی، پایش و آموزش یکپارچه بوده و بدین ترتیب، امکان مدیریت اجرای برنامه، پایش پیشرفت و ارزیابی عملکرد فراهم می‌شود.

  • سازماندهی: پس از طراحی اهداف و راهبردها، مسئولیت های اجرای اهداف عملیاتی نیز باید تعریف شود؛ در غیر این صورت اجرای برنامه با چالش‌های جدی مواجه خواهد شد. سازمان‌دهی، شامل تعیین مأموریت‌ها، فرایندها، ساختار سازمانی و نقش واحدهای سازمانی و افراد است. سازمان‌دهی تا حدی بدیل برنامه‌های عملیاتی است؛ به‌جای طراحی تفصیلی برنامه عملیاتی (که اطلاعات میدانی می‌خواهد و اقتضایی است)، می‌توان نقش‌هایی که باید ایفا شوند و حدود اختیارات و مسئولیت‌ها را مشخص کرد؛ تا عملکرد کسانی که مسئولیت آن نقش‌ها را می‌پذیرند، حساب‌شده باشند.
  • پایش: شاخص‌ها، نقاط عطف فرایند مدیریت و حلقه وصل «طراحی برنامه» و «اجرا» می‌باشند. با پایش شاخص‌های مهم، علاوه بر این‌که انطباق نتایج اجرا با برنامه، مشخص و امکان اصلاح عملکرد فراهم می‌شود، بازخوردهای لازم برای اصلاح برنامه نیز دریافت می‌شود. دانستن شاخص‌های درست و مقادیر مطلوب آن‌ها نیز یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های هر سازمان است.
  • آموزش: برای آمادگی همکاران طرح ریزی و همچنین انتشار دستاوردها، می توان از قابلیت های سامانه آموزش هم افزا، بهره برداری کرد.

برخورداری از قابلیت‌های جانبی، دو پیامد مهم دارد:

  • ورود داوطلبانه و فعالیت کارکنان به سامانه
  • انجام خودکار برخی از فعالیت‌های طرح ریزی، تولید داده‌های موردنیاز

 

استقرار سامانه طرح ریزی هم‌افزا


طراحی و استقرار سامانه طرح ریزی بین ۳ تا ۱۲ ماه زمان می‌برد و پیامدهای آن معمولا ۶ ماه پس از استقرار سامانه آشکار می‌شود.

 

 


سامانه محتوا |  سامانه ارتباط | سامانه پژوهش | سامانه آموزش | سامانه طرح‌ریزی | سامانه پایش | سامانه سازماندهی | سامانه اجرا

مدیریت دانش | مدیریت زمان مدیریت عملکرد | مدیریت کیفیت | مدیریت نوآوری

دانشگاه‌ها سازمان‌های مشاوره‌ای و پژوهشی | سازمان‌های پروژه محور | سازمان‌های تولیدی | سازمان‌های مالی و بیمه‌ای | شهرداری‌ها | سازمان‌های دولتی

نرم‌افزارها (وب | موبایل | دسکتاپ) | چارچوب‌ها | کلیدواژه‌ها


خدمات ما را بررسی کنید! با ما تماس بگیرید!