مبانی نظری، چارچوب ها و نرم افزار مدیریت زمان

مبانی نظری، چارچوب ها و نرم افزار مدیریت زمان

زمان کافی است! اگر وقت کم می آوریم، در مدیریت زمان ضعف داریم و مدیریت زمان برای ما ضروری است.

 

زمان و مدیریت زمان


زمان یا وقت بُعدی است که در آن اتفاقات از گذشته تا به حال و از حال تا آینده رخ می‌دهند. زمان؛ انتزاع ذهن انسان است. ما در ذهن خود رویدادها را دنبال می‌کنیم و طول آن اتفاقات کمیت‌هایی را از قبیل ثانیه، دقیقه و ساعت تعریف می‌کنیم.

مفهوم زمان را با دو رویکرد می‌توان بیان کرد:

  • زمان: فرصت برای دستیابی به اهداف
  • زمان: مقاطع قراردادی برای هماهنگ شدن افراد

زمان، در جریان است، باید از آن استفاده کرد؛ قابل برگشت و ذخیره کردن نیست؛ البته گاهی قابل جبران است!

کارکرد مدیریت زمان، افزایش دستاوردهای حاصل از انجام کارها در یک محدوده زمانی است. در واقع ما زمان را مدیریت نمی‌کنیم، ما فقط خودمان را مدیریت می‌کنیم. زندگی ما در دنیا، مدت زمانی است که نفس ما از امکانات دنیا می تواند استفاده کند. وقتی روی مهم‌ترین کارهایمان وقت می‌گذاریم،  از زندگی خود بیشترین بهره برداری را می‌کنیم. هر کاری را جز کارهای مهم‌ انجام بدهیم، اتلاف زندگی است!

مدیریت زمان کمک می‌کند که مدت و کیفیت زندگی را افزایش دهیم.

منابع به شرط وجود زمان ارزش پیدا می کنند. تا وقتی که زمان تنظیم نشود، هیچ چیز دیگری قابل تنظیم نیست، برای اینکه از خودمان رضایت بهتری داشته باشیم لازم است کارها را به طور کارا و موثری انجام دهیم نه اینکه فقط خود را سرگرم و مشغول کنیم. دستاورد مدیریت زمان، مشغول بودن در همه زمان‌ها نیست، دستاورد آن استفاده از زمان برای انجام کارهای مطلوب است. مدیریت خوب زمان، تنش‌ها و فشارها را کاهش داده و موفقیت‌ها بیشتری را حاصل می کند.

مدیریت زمان، مدیریت کارها با توجه به زمان است. فعالیت های که برای مدیریت زمان انجام می‌شود، فراتر از سایر فعالیت‌ها بوده و شامل «شناسایی، طراحی و پایش استفاده از زمان» برای انجام سایر فعالیت‌ها است.

 

 

مدیریت زمان با هم‌افزا


زمان یکی از مولفه‌های مهم سامانه هم افزا است. قابلیت های هم‌افزا  برای مدیریت زمان، همه ابعاد مدیریت زمان را در بر می‌گیرد و بسیار فراتر از امکانات مقدماتی مانند مدیریت وظایف است.

سامانه هم افزا شامل چارچوب ها و ابزارهای نرم افزاری برای مدیریت زمان است.

چارچوب‌ها

چارچوب، یکپارچه کننده محتواهای مرتبط با یک موضوع به صورتی عام است. یکی از چارچوب های هم افزا، چارچوب مدیریت زمان است. چارچوب مدیریت زمان، شامل همه مولفه‌ها و روش‌های مدیریت زمان است. این چارچوب، مبنای نظری طراحی بخش های نرم افزاری هم افزا است.

 

ابزارهای نرم‌افزاری 

  1. طرح ریزی: مراحل و محتوای طرح های بالادستی و طرح مدیریت زمان را می توان درون هم افزا انجام داد. قابلیت های طرح ریزی عبارتند از:
    • ترسیم شبکه متغیرها شناسایی شبکه مسائل، انتخاب اهداف و طراحی راهبردها
    • ثبت سوابق تصمیمات، فعالیت ها و تجربیات مدیریت زمان
    • بازبینه (چک لیست): ارایه انواع گزینه‌ها برای انتخاب اهداف، شناسایی خطاها، معیارهای شکست کار
    • پرسشنامه های ارزیابی مدیریت زمان
  2. تعریف و مدیریت پروژه
  3. تعریف و مدیریت فرایند
    • محاسبه تراکنش ها (تاخیر و انباشت و وظایف) در فرایندها؛ فراهم شدن امکان مدیریت مبتنی بر استثناء
  4. مدیریت یکپارچه وظایف موردی، پروژه ای و فرایندی:
    • تعریف وظایف با روش های متعدد
    • تفکیک انواع وظایف با کلیدواژه های تخصصی و عمومی
    • واگذاری، بازگردانی، پیگیری و بحث درباره وظایف
    • تنظیم تکرار وظایف و ایجاد خودکار وظایف برای کاربردهایی مانند مرور عملکرد، ارزیابی و … در راستای حفظ مسیر مدیریت زمان
    • ارتباط دهی وظایف به موضوعات و متون
    • دسته بندی وظایف در قالب های سلسله مراتبی، بسته ای و با استفاده از کلیدواژه های تخصصی
    • اولویت بندی وظایف
    • واگذاری مجدد و بازگردانی وظایف
    • نمایش وظایف به صورت جدول، نمودار مرحله پیشرفت، نمودار اهمیت – فوریت، بسته کاری، رویداد درون تقویم
    • سبد وظایف برای انتخاب وظایف مناسب در هر موقعیت
    • کتابخانه وظایف؛ فعالیت های پیش آماده
  5. زمان بندی
    • ترکیب وظایف
    • تعریف بازه های زمانی (در طول روز، هفته، ماه، فصل و سال)
    • تخصیص وقت
    • بازبینه (چک لیست): ارایه انواع گزینه‌ها برای زمان بندی در راستای کاهش خطاها
    • یادآوری فعالیت‌ها
    • هشدار فرصت انجام وظایف
  6. تقویم
    • تعریف چندین تقویم و  اشتراک گذاری آنها
    • تعریف مناسب‌ها، تعطیلات
    • هماهنگی وقت بین افراد؛ تقویم های مشترک، ارسال و پذیرش دعوت
    • تعریف و هماهنگی جلسه، ثبت صورت جلسات
    • نمایش تقویم در نماهای روز، هفته، ماه، فصل و سال با درج رویدادها (دعوت‌ها، جلسه‌ها و …) و وظایف در تقویم
    • یادداشت نویسی برای دوره های زمانی (ساعت، روز، هفته، ماه و …)
  7. تدوین گزارش روزانه
  8. گزارش انجام وظایف
  9. ساعات کار و حضور
  10. ارزیابی عملکرد در قالب خطاهای مدیریت زمان
  11. گزارش گیری از فعالیت های سایر افراد
  12. سازماندهی:
    • تعریف شغل: تخصیص وظایف در سامانه سازماندهی
    • شخصیت زمانی: مولفه های شخصیت زمانی برای شناسایی شایستگی های افراد و تعریف مشاغل در سامانه سازماندهی هم افزا  در نظر گرفته شده است.
    • تنظیم دسترسی کاربران بر اساس ساختار سازمانی

علاوه بر امکانات تخصصی هم افزا برای مدیریت زمان، این سامانه دربردارنده امکانات ویژه‌ای برای انجام فعالیت های دانشی که مصرف زمان را بسیار کاهش می دهد. این امکانات عبارتند از:

  • ذخیره و بازیابی محتوا
  • چارچوب‌ها و قالب‌های تولید محتوا
  • بصری سازی محتوا

ویژگی های منحصر به فرد سامانه هم افزا در مدیریت زمان عبارتند از:

  • جامعیت؛ پوشش تمامی ابعاد مدیریت زمان
  • یکپارچگی محیط نرم افزار برای انجام فعالیت های مختلف از جمله مدیریت زمان
  • یکپارچگی وظایف موردی، پروژه‌ها و فرایندها
  • دسترسی از طریق نرم افزار موبایل
  • کاربر پسندی نرم افزار
  • سپهر هم افزا

 


مقاله

یکی از کارکردهای هم افزا، مدیریت زمان است. در این فایل ها، قابلیت‌های هم افزا برای مدیریت زمان توضیح داده شده است.

%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa-%d8%b2%d9%85%d8%a7%d9%86-%d8%a8%d8%a7-%d9%87%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7

تجربه کنید! آغاز کنید!

از طریق «درگاه مدیریت زمان» در سامانه عمومی هم‌افزا، می‌توانید قابلیت‌های هم‌افزا برای مدیریت زمان را تجربه کنید.

این سامانه رایگان است؛ مدیریت زمان شخصی را با هم‌افزا  آغاز کنید!

hamafza_ir

سامانه محتوا |  سامانه ارتباط | سامانه پژوهش | سامانه آموزش | سامانه طرح‌ریزی | سامانه پایش | سامانه سازماندهی | سامانه اجرا

مدیریت دانش | مدیریت زمان | مدیریت عملکرد | مدیریت کیفیت | مدیریت نوآوری

دانشگاه‌ها سازمان‌های مشاوره‌ای و پژوهشی | سازمان‌های پروژه محور | سازمان‌های تولیدی | سازمان‌های مالی و بیمه‌ای | شهرداری‌ها | سازمان‌های دولتی

نرم‌افزارها (وب | موبایل | دسکتاپ) | چارچوب‌ها | کلیدواژه‌ها


خدمات ما را بررسی کنید! با ما تماس بگیرید!