کاربرد هم‌افزا در سازمان‌های پروژه محور

کاربرد هم‌افزا در سازمان‌های پروژه محور

دانش منشأ بقای و تولید مزیت رقابتی در سازمان‌های تجاری است. امروزه شاهد تغییرات گسترده در ساختار سازمان‌های سلسه‌مراتبی به سمت سازمان‌های پروژه محور و فرایند محور هستیم. این تغییرات عموماً به دلیل تغییر از استراتژی «تولید انبوه»  (که عموماً به دلیل یکنواخت بودن نیاز مشتریان و تغییرات تدریجی در فناوری) به سمت اختصاصی کردن سفارش‌های مشتریان ( و تغییرات سریع در فناوری) می‌باشد . هرچند با تغییر سازمان‌ها به سمت سازمان پروژه محور، میزان  خلق و بهره‌گیری از دانش افزایش چشم‌گیری داشته است، لیکن مدیریت دانش در این سازمان‌ها نیز سخت‌تر و همراه با پیچیدگی مضاعف می‌باشد.

 

چالش‌های سازمان‌های پروژه محور در مدیریت دانش


آنچه از منظر مدیریت دانش در این سازمان‌ها موردتوجه قرار می‌گیرد، مدیریت فعالیت‌های دانشی میان اعضاء یک تیم و همچنین میان اعضاء تیم‌ها با یکدیگر می‌باشد. سازمان‌های پروژه محور عموماً در به‌طور همزمان مشغول فعالیت بر چندین پروژه مستقل و یا وابسته به یکدیگر می‌باشند که این هریک از این پروژه‌ها توسط تیمی از متخصصان در حال انجام می‌باشد. مدیریت دانش سازمانی نیازمند تدوین و پیاده‌سازی برنامه راهبردی مدیریت دانشی است که اولاً اشتراک دانش میان پروژه‌های وابسته با سهولت انجام گیرد و ثانیاً اشتراک دانش و استفاده از تجربیات موفق و آموزه‌های یک پروژه در پروژه‌های آتی انجام گیرد.

نکات حائز اهمیت در این سازمان‌ها از منظر مدیریت دانش:

  1. دوره حیات یک پروژه محدود است ( دارای زمان آغاز و خاتمه از پیش تعیین‌شده می‌باشد)؛ زمان، هزینه و منابع تخصیص داده‌شده به پروژه، مدیریت پروژه را به سمت رفتارهای واکنشی (reactive) پیش می‌برد، درحالی‌که برنامه راهبردی مدیریت دانش رفتاری فعال (proactive) در پروژه‌های به‌منظور بکار گیری از فعالیت‌های دانشی می‌باشد.
  2. فضای کاری غیر پایدار و هدف-محور، نیروی انسانی تخصیص داده‌شده به پروژه را  بر آن می‌دارد که تمرکز خود را بر تکمیل پروژه قرار دهد و نه فعالیت‌های دانشی ( مانند مستندسازی، شرکت در فعالیت‌های دانش‌محور سازمان)
  3. تیم پروژه‌ها معمولاً متشکل از متخصصین حوزه‌های مختلف می‌باشند، اشتراک دانش میان این افراد خود یکی از مشکلات مدیریت پژوه می‌باشد که به دلیل عدم و جود ادبیات مشترک میان این متخصصین، اشتراک دانش و مستندسازی دانش با مشکل مواجه خواهد بود.
  4. به دلیل اینکه تیم پروژه از استقلال نسبی در انجام فعالیت‌های خود بهره‌مند‌می باشند، این خطر برای سازمان وجود دارد سازمان به جزیره‌های مستقل از یکدیگر تقسیم شود، و لذا:
  • ارتباط ( اشتراک دانش) میان کارمندان دانش‌محور به‌طور نسبی و یا کامل قطع شود. این امر در درازمدت مدیریت دانش را به امری طاقت‌فرسا مبدل خواهد نمود
  • عدم ارتباط  میان پروژه‌ها چرخه اطلاعات در سازمان برای تکمیل پروسه سازمانی را با مشکل مواجه می‌کند

 

 

فرصت‌های هم‌افزا برای مدیریت دانش در سازمان‌های پروژه محور


 تدوین دانش

در هم‌افزا امکان تدوین دانش را در دو سطح تدوین محتوا و ارائه محتوی فراهم‌شده است. هم‌افزا تدوین دانش را به شکل مکتوب را در قالب دانشنامه‌های تخصصی برای کاربران خود فراهم می‌کند. بخش دانشنامه شبیه یک ویکی است که علاوه بر ذخیره و انباشت دانش در دانشنامه‌های تخصصی، امکان ویرایش متن را توسط کاربران فراهم می‌سازد. مهم‌ترین کارکرد یک دانشنامه، فراهم آوردن محتوای یکپارچه است؛ به‌گونه‌ای که تصویری کلان را تکمیل نمایند و دسترسی به آن‌ها بسیار ساده باشد. نقش بخش دانشنامه در سامانه دانش، دستیابی به اهداف «آگاهی موردی»، «آگاهی زمینه‌ای»، «الگوی ذهنی هماهنگ»، «حافظه مشترک» و «توازن اطلاعات» است.

از دانشنامه‌ها می‌توان برای:

  1. ایجاد حافظه دانشی از کلیه پروژه‌هایی انجام‌شده و یا در حال انجام
  2. تسهیل در اشتراک دانش بین اعضای یک پروژه و متخصصین در پروژه‌های در حال انجام ؛ انتشار دانش میان متخصصین فعال پروژه‌ها و جلسات علمی برای کلیه تیم‌های پروژه
  3. ایجادمحیط دانش‌محور برای فعالیت متخصصین (انتقال و انتشار دانش به  جامعه از طریق رسانه‌های اجتماعی مانند ویکی و شبکه اجتماعی)
  4. افزایش سرعت و کیفیت تألیف مقاله و کتاب به دلیل ایجاد مخزنی از معلومات و هم‌چنین سهولت انجام کارهای گروهی

 

شناسایی و تعامل نخبگان

بخش اشخاص در هم‌افزا برای معرفی و تعامل افراد، گروه‌ها و سازمان‌ها در قالب شبکه اجتماعی طراحی‌شده است. شبکه‌های اجتماعی قابلیت‌های بسیار زیادی برای فعالیت‌های دانشی فراهم می‌کنند. قابلیت‌هایی که ابزارهای اجتماعی (مانند ویکی، شبکه اجتماعی، وبلاگ، چت و …) برای رایانش فراهم می‌کنند می‌تواند به‌خوبی برای فعالیت‌های دانشی به کار آید.

بخش اشخاص شامل صفحات اختصاصی افراد، گروه‌ها و سازمان‌ها بوده و امکانات یک رسانه اجتماعی را فراهم می‌نماید. نقش بخش اشخاص در یک سامانه دانش دستیابی به اهدافی نظیر «آگاهی موردی» و «الگوی ذهنی هماهنگ» و زیرساختی برای فعالیت‌هایی مانند کانون تفکر، اجتماع یادگیری، اجتماع عمل، استاد و شاگردی و جانشین پروری و … است.

شبکه اجتماعی می‌تواند محفلی برای مباحثه و شکل‌دهی به ایده‌ها باشد تا پس از تکمیل در بخش‌های اسناد یا دانش‌نامه تدوین شوند.

گروه‌ها نیز در هم افزا کاربردهای متعددی دارند: گردآوری اطلاعات برای جلسات (در نقش پیش جلسه) ، فضایی برای پرورش ایده‌ها، محفلی برای شناسایی افراد و توانایی‌هایشان و … فعالیت‌هایی که درون گروه‌ها قابل انجام هستند.

از بخش اشخاص در هم‌افزا می‌توان برای قابلیت‌های زیر استفاده نمود:

  1. مدیریت پروژه‌های سازمان؛ ایجاد همگرایی بین کارشناسان با طراحی و تدوین اسناد به‌صورت مشارکت جمع وسیعی از افراد به‌صورت یکپارچه.
  2. شناسایی خبرگان هر پروژه و متخصصان هر حوزه و …
  3. تسهیل در اشتراک دانش بین اعضای پروژه‌ها ؛ انتشار محتوای جلسات هر پروژه برای استفاده سایر پروژه‌ها ؛
  4. امکان تعامل مستقیم و ایجاد محیط دانش‌محور جهت انتقال و انتشار دانش موردنیاز دانش تیم‌ها و مدیران با هریک از تیم‌های پروژه  از طریق شبکه‌های اجتماعی جهت خلق دانش جدید و نوآوری

 

مستندسازی و ذخیره سازی دانش

بخش اسناد برای ذخیره و بازیابی انواع اسناد طراحی شده است. مقالات، کتاب ها، گزارش ها، قوانین و مقررات، صورت جلسات و … در بخش اسناد ارائه می شوند.

بخش اسناد هم‌افزا (به عنوان یک زیرسامانه در سامانه دانش هم‌افزا)، امکان مدیریت اسناد را فراهم کرده و با استفاده از ابزارهای مدیریت فرآیند و تجمیع صفحات، از قابلیت‌های زیادی برخوردار است. هرسندی می‌تواند در این بخش قرار داده شوند و تنها قیدی که باید رعایت شود، استفاده از برچسب‌های استاندارد برای مشخص شدن موضوع سند است.

از بخش اسناد درهم‌افزار می‌توان برای قابلیت‌های زیر استفاده نمود:

  1. ایجاد حافظه سازمانی و تسهیل انتشار دانش در فرایندهای پروژه‌ای سازمان، تولید و انتشار کتاب، فصلنامه‌ها، برگزاری همایش‌ها و …؛ باقابلیت تعریف انواع فعالیت‌ها و فرم‌ها، فراخوان، اطلاع‌رسانی، دریافت اظهارنظر مدیران و صاحب‌نظران، تدوین گزارش پروژه، نظارت بر محتوا، توزیع پرسش­نامه و …
  2. تولید و مدیریت محتوا از طریق وب، میزان استفاده از محتوای تولیدشده و ارجاعات
  3. تسهیل در مدیریت پروژه‌ها در ساختار ماتریسی سازمان‌های پروژه محور

 

آموزش

بخش آموزش هم‌افزا برای درونی سازی دانش طراحی‌شده است و این بخش قابلیت حمایت از سامانه‌های آموزش الکترونیکی را انواع روش‌ها را فراهم می‌کند. بخش آموزش هم‌افزا (به‌عنوان یک زیرسامانه در سامانه دانش هم‌افزا)، قابلیت‌های متعددی داشته و امکان هماهنگی محتوایی با بخش‌های دانشنامه و اسناد را دارد.

قابلیت‌های نرم‌افزاری (به‌عنوان یک زیرساخت) برای آموزش به دودسته اختصاصی و عمومی تقسیم می‌شوند. قابلیت‌های عمومی شامل مواردی است که به سایر بخش‌ها اختصاص داشته و در بخش آموزش نیز کاربرد دارد. به‌عنوان‌مثال ثبت‌نام از قابلیت‌های اختصاصی آموزش بوده اما ایجاد اجتماع یادگیری (در قالب یک گروه) از قابلیت‌های بخش اشخاص است که در بخش آموزش مورداستفاده قرار می‌گیرد؛ به‌عبارت‌دیگر برخی از امکانات موردنیاز برای آموزش در سایر بخش‌ها تعبیه‌شده که دسترسی به آن‌ها از بخش آموزش نیز امکان‌پذیر است.

از بخش آموزش در هم‌افزا می‌توان برای آموزش تیم های مختلف پروژه ها کارآمد است.

 

دستاوردهای پیاده سازی مدیریت دانش در سازمان های پروژه محور


 

  •  به اشتراک‌گذاری آگاهانه دانش در درون سازمان
  • تبدیل سازمان پروژه محور به سازمان خود یادگیرنده
  • افزایش طول عمر و چرخه دانش در سازمان در راستای نوآوری و استفاده مکرر
  • تعامل سازنده بین اعضای تیم‌ها
  • مدیریت بهینه منابع در سازمان‌های پروژه محور

سامانه محتوا | سامانه ارتباط | سامانه پژوهش | سامانه آموزش | سامانه طرح‌ریزی | سامانه اجرا | سامانه پایش | سامانه سازماندهی

مدیریت دانش | مدیریت زمان | مدیریت کیفیت | مدیریت شخصی | مدیریت سازمانمدیریت جامعه

دانشگاه‌ها | سازمان های مطالعاتی، مشاوره ای و پژوهشی | سازمان‌های اجرایی | سازمان‌های تولیدی | سازمان‌های مالی و بیمه‌ای | شهرداری‌ها | سازمان‌های حاکمیتی

نرم‌افزارها (وب | موبایل | دسکتاپ) | چارچوب‌ها | کلیدواژه‌ها


 این صفحه‌ها را نیز ببینید: