کاربرد هم‌افزا برای شهرداری‌ها

کاربرد هم‌افزا برای شهرداری‌ها

 

شهر ابعاد متنوع و گسترده‌ای از زندگی شهروندان را در برمی‌گیرد و شهرداری‌ها با طیف وسیعی از موضوعات و چالش‌ها مواجه هستند. سامانه هم‌افزا، مدیریت شهر را از رویکرد دانش و زمان یکپارچه کرده و با اتصال به سایر سامانه‌های شهرداری، امکان یکپارچگی مدیریت را فراهم می‌سازد؛ همچنین زیرساخت‌های مناسبی برای تعامل بین شهروندان و شهرداری فراهم می‌نماید.

 

هم‌افزا امکان تبادل اطلاعات و دانش بین همه ذینفعان (کارکنان، شهروندان، سازمان‌های مرتبط با مدیریت شهر و …) را فراهم کرده و حرکت در راستای شهر هوشمند و دانش‌بنیان را تسهیل می‌نماید. سامانه هم‌افزا زیرساخت مناسبی برای مدیریت دانش، مدیریت زمان، مدیریت کیفیت و نوآوری فراهم می کند.

در ادامه برخی از کاربردهای زیرسامانه‌های هم‌افزا برای مدیریت شهری مطرح‌شده‌اند.

 

سامانه محتوا


سامانه محتوا، امکان تدوین و ارائه دانش در قالب دانشنامه‌های تخصصی و همچنین مدیریت اسناد را فراهم می‌کند.

دانشنامه به بازنمایی «جامع»، «نقشه گونه» و «یکپارچه» اطلاعات درباره یک موضوع گسترده می‌پردازد. علاوه بر دانشنامه، سامانه محتوا قابلیت‌های مناسبی برای ذخیره و بازیابی انواع اسناد (کتاب‌ها، گزارش‌ها، مقالات، آیین‌نامه‌ها، بخش‌نامه‌ها، صورت‌جلسات و …) دارد.

چالش‌های زیادی در گردآوری و دسترسی به اسناد وجود دارند که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:

  1. سازمان‌دهی کنونی اسناد به‌گونه‌ای است که دسترسی به آن‌ها به دلیل عدم آگاهی از موقعیت مکانی آن‌ها به‌سختی امکان‌پذیر است.
  2. اطلاعات موردنیاز در دسترس نیست.
  3. سطح محرمانگی و دسترسی اطلاعات معلوم نیست.
  4. در زمان‌ها و مکان‌های موردنیاز، دسترسی به اطلاعات فراهم نیست.
  5. اطلاعات توصیفی اسناد بر اساس استانداردهای مناسب گردآوری نمی‌شود.
  6. یادداشت‌ها، فایل‌ها، کتاب‌ها، گزارش‌ها پراکنده‌اند و به‌راحتی پیدا نمی‌شوند.
  7. به دلیل گستردگی حوزه فعالیت‌ها و یا استفاده از نرم‌افزارهای متعدد، انباشت دانش موجود به‌صورت پراکنده در سامانه‌های مختلف صورت گرفته است.
  8. دانش و یا اطلاعات مرتبط با پروژه‌ها، مشتریان، محصولات، رقبا، خدمات، فرآیندها و …. به‌صورت مستقل یا جزیره‌ای نگهداری می‌شود و ارتباط میان آن‌ها به‌خوبی مشخص نیست.
  9. ارتباط بین اسناد و همچنین ارتباط اسناد با اشخاص، فعالیت‌ها و رویدادها (مانند پیمانکاران، پروژه‌ها، قراردادها، محصولات، مشتریان، ….) به‌روشنی مشخصی نیست و موجب کاهش قابلیت استفاده از اسناد یا دشواری دریافتن آن‌ها می‌شود.

 

قابلیت‌های تعاملی تعبیه‌شده در سامانه محتوا و یکپارچگی این بخش با سایر بخش‌های سامانه هم‌افزا، کارکردهای بسیار ارزشمندی که فراتر از پایگاه‌های اسناد متعارف هستند را فراهم می‌سازد.

 

کاربردهای سامانه محتوای هم‌افزا برای شهرداری‌ها عبارت‌اند از:

  1. ایجاد حافظه دانشی از کلیه پروژه‌هایی انجام‌شده و یا در حال انجام در شهرداری‌ها به‌منظور بهینه‌سازی، استانداردسازی فعالیت‌های درونی شهرداری‌ها کمک می‌کند.
  2. اشتراک دانش بین اعضای یک پروژه و متخصصین؛ انتشار دانش میان متخصصین فعال پروژه‌ها و جلسات علمی برای کلیه گروه‌های پروژه
  3. ایجاد محیط دانش‌محور برای فعالیت متخصصین (انتقال و انتشار دانش به جامعه از طریق رسانه‌های اجتماعی مانند ویکی و شبکه اجتماعی)
  4. افزایش سرعت و کیفیت تألیف گزارش‌ها و سهولت انجام کارهای گروهی
  5. ارائه مستقیم گزارش‌ها مردمی به عموم شهروندان
  6. ایجاد کتابخانه‌های تخصصی
  7. مدیریت مراحل تولید انتشار و محتوا
  8. تدوین مشارکتی محتوا
  9. دسته‌بندی و تجمیع نظرات پراکنده حول موضوعات و تبدیل آن‌ها به متون پیوسته و یکپارچه
  10. امکان تعامل میان مؤلفان، مسئولان و کاربران در مورد هر سند (مقاله، کتاب، قانون و …) از طریق پرسش، اظهارنظر، دنبال کردن و …

 

برای اطلاعات بیشتر، سامانه محتوای هم‌افزا (www.hamafza.co/224) را ببینید.

 

سامانه ارتباط


رسانه‌های اجتماعی مانند شبکه اجتماعی و پرسش و پاسخ قابلیت‌های بالایی برای قابلیت‌های بالایی برای مدیریت دانش دارند. انواع کارهای گروهی مانند کانون تفکر، اجتماع یادگیری و اجتماع عمل از طریق شبکه اجتماعی قابل انجام است. شبکه اجتماعی کارکردهای مؤثری برای شناسایی و تعامل بین افراد و گروه‌ها داشته و می‌توان از آن برای افزایش آگاهی و انتقال هوشمندانه اطلاعات استفاده نمود.

کاربردهای سامانه ارتباط هم‌افزا برای شهرداری‌ها عبارت‌اند از:

  1. شناسایی خبرگان و متخصصان هر حوزه با استفاده از قابلیت‌های معرفی تخصص‌ها و صحه‌گذاری آن‌ها.
  2. تسهیل در اشتراک دانش بین اعضای پروژه‌ها و موضوعات.
  3. تعامل میان مدیران شهرداری و شهروندان با دریافت نظرات و تحلیل‌های آن‌ها

 

برای اطلاعات بیشتر، سامانه ارتباط هم‌افزا (www.hamafza.co/222 ) را ببینید.

 

سامانه پژوهش


پژوهش فعالیتی ذهنی است که پیچیدگی‌ها و حساسیت‌های زیادی دارد. چالش‌های و مخاطره‌های زیادی پیش روی پروژه‌های پژوهشی هستند: ارائه کارهای به‌ظاهر علمی اما با محتوایی ضعیف و صوری، نبود رویکرد از بالا به پایین و تقاضا گرا انجام پروژه‌های پژوهشی، ناکارایی در سازمان‌دهی فعالیت‌های پژوهشی، دسترسی نامناسب به اسناد و دانش موجود، اجرایی نبودن و یا اجرایی نشدن دستاوردها، بی‌اعتمادی به پژوهش و … چه بسیار مطالعاتی که با ارائه گزارش‌های مکتوب خاتمه یافتند و راهی قفسه‌ها شدند!

سامانه هم‌افزا علاوه بر تسهیل فعالیت‌های اصلی پژوهش (فعالیت‌های آغازین، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و خاتمه)، فضایی را نیز برای یادگیری فراهم کرده و زیرساخت‌های مشترکی برای پروژه‌های پژوهشی فراهم می‌کند.

مهم‌ترین قابلیت‌های سامانه پژوهش هم‌افزا عبارت‌اند از:

  1. بازار تقاضاهای پژوهشی: با راه‌اندازیبازار پژوهش به‌صورت یک درگاه، فرصت‌ها و اولویت‌های پژوهشی توسط کارفرمایان، حامیان مشخص می‌شوند.
  2. پیشنهادهای پژوهش‌های انجام‌شده: در هنگام ثبت ‌اسناد پژوهش، پژوهش‌های تکمیلی به‌طور جداگانه درج‌شده که قابل بازیابی هستند.
  3. پیشنهادهای اساتید و صاحب‌نظران: افراد متخصص می‌توانند فرصت‌های پژوهشی را به روش‌های مختلف (مانند نوشتن ایده یک پژوهش در گروه برای به بحث گذاشتن) مطرح نماید.
  4. ذخیره‌سازی و بازیابی اسناد بر اساس کلیدواژه‌ها:استفاده از برچسب (کلیدواژه‌ها) روش بسیار مؤثری برای دسته‌بندی و بازیابی محتوا است.
  5. یافتن محققان و اساتید، آشنایی و تعامل با آن‌ها: از طریق اطلاعاتی که افراد در صفحه شخصی خود درج می‌کنند و ابزارهایی مانند نامه، می‌توان به‌راحتی با افراد متخصص مشورت نمود.
  6. تدوین طرح پیشنهادی و کسب نظر استاد راهنما یا کارفرما
  7. انتشار متن در وب، با قابلیت‌های اظهارنظر، یادداشت، تعریف اقدام و …: متن طرح پیشنهادی از طریق وب در دسترس استاد راهنما یا کارفرما بوده و اظهارنظر و درخواست اصلاح با تعیین قسمت موردنظر امکان‌پذیر است.
  8. استفاده از چارچوب‌ها: اگر چارچوب‌هایی برای موضوع پژوهش وجود داشته باشند، مراحل و فرایند پژوهش ساده‌تر و سریع‌تر خواهد شد.
  9. فرایند اداری تصویب طرح (مدیریت گردش کار)
  10. تعامل با اساتید، ناظران، منتقدان
  11. پرسشنامه الکترونیکی:امکان طراحی پرسش‌نامه، ارجاع به مخاطبان و دریافت داده‌های مربوطه فراهم است.
  12. زبانه بحث در همه صفحات: همه صفحات پروژه دارای زبانه بحث هستند که فضایی برای تبادل‌نظر و تعمیق مباحث است.
  13. تدوینگزارش پژوهش با قابلیت‌های پودمان و مدیریت نسخه‌ها

 

برای اطلاعات بیشتر، سامانه پژوهش هم‌افزا (www.hamafza.co/3863) را ببینید.

 

سامانه طرح‌ریزی


ضرورت و اهمیت برنامه‌ریزی انکارپذیر نیست، اما تجربه‌های ناموفق در طراحی و اجرای برنامه‌ها تصورات منفی زیادی ایجاد کرده است. سامانه طرح‌ریزی هم‌افزا با تحلیل «شکست‌ها و موفقیت‌های برنامه‌ریزی‌ها» طراحی‌شده و کارایی و اثربخشی طراحی برنامه‌های عملیاتی و راهبردی را افزایش می‌دهد.

مهم‌ترین قابلیت‌های سامانه طرح‌ریزی هم‌افزا عبارت‌اند از:

  1. شناسایی متخصصین: هم‌افزا امکان ثبت تخصص و سوابقکارکنان و کارشناسان در قالب صفحات کاربری را دارد. اطلاعات صفحات کاربری و همچنین مشارکت افراد در گروه‌ها و بحث‌ها، امکان شناسایی متخصصین و استعدادهای موجود در  هر حوزه و افراد صاحب‌نظر برای همکاری در طراحی برنامه‌ها و گزارش‌ها را فراهم می‌کند.
  2. مدیریت فعالیت‌ها در قالب فرایند، پروژه و گزارش عملکرد
  3. تعامل بین صاحب‌نظران در قالب گروه و زبانه بحث صفحات
  4. ذخیره‌سازی و بازیابی اطلاعات با استفاده از کلیدواژه‌ها، درگاه‌ها و تعریف روابط بین موضوعات
  5. تولید و ویرایش مستندات به‌صورت مشارکتی
  6. ایجاد کتابخانه‌های تخصصی: برای هر پروژه می‌توان یک کتابخانه اختصاصی ایجاد نمود. علاوه بر این کاربران می‌توانند در صفحه شخصی خودفهرستی از صفحات پسند شده، دنبال شده، ملاحظه شده و کتابخانه‌های اختصاصی تشکیل دهند.
  7. نظرسنجی: امکان طراحی پرسش‌نامه، ارجاع به مخاطبان و دریافت داده‌های مربوطه
  8. چارچوب: درهم‌افزا امکان تعریف چارچوب‌های متعدد برای موضوعات مختلف وجود دارد. چارچوب دربردارنده مفاد محتواهای بالادستی (مانند قوانین، مقررات، نظریه‌ها، ایده‌ها و …) موردنیاز در طراحی برنامه است.  آثار استفاده از چارچوب‌ها عبارت‌اند از: افزایش کارایی، انباشت اطلاعات و دانش، اشتراک اطلاعات و دانش، استانداردسازی و …

 

برای اطلاعات بیشتر، سامانه طرح‌ریزی هم‌افزا (www.hamafza.co/583) را ببینید.

 

سامانه اجرا


اجرا حلقه گمشده میان برنامه‌ها و دستاوردها است. هم‌افزا نسل جدیدی از ابزارهای مدیریت اجرا است و به‌گونه‌ای طراحی‌شده تا به‌خوبی از عهده مواجهه با چالش‌ها و واقعیت‌های در عرصه اجرا برآید. چالش‌های متعددی در اجرای برنامه‌ها نیز وجود دارند که برخی از آن‌ها از این قرارند:

  1. پیگیری کارها بسیار زمان‌بر و سخت است.
  2. اطلاعات درست و دقیقی درباره انجام کارها وجود ندارد.
  3. کارها به‌موقع انجام نمی‌شوند.
  4. دوباره‌کاری‌ها زیاد است.
  5. کارها به‌صورت تیمی انجام نمی‌شود، گروه‌ها با یکدیگر در ارتباط نیستند.
  6. انجام کار گروهی بسیار سخت است.

قابلیت‌های اصلی سامانه اجرا عبارت‌اند از:

  1. فرایند: امکان تعریف فرایندهای متعدد در سامانه تعبیه‌شده است. هر فرایند شامل چندین مرحله بوده و هر مرحله مسئولان، فرم‌ها و اطلاعیه‌های خاص خود را داشته و دسترسی به محتواهایی که در هر مرحله قرار دارند، قابل تنظیم است.
  2. پروژه: فعالیت‌های یک پروژه با امکان تعریف روابط پیش‌نیازی بین آن‌ها قابل تعریف هستند. همچنین برای هر پروژه صفحه خاص برای درج منشور پروژه، میز کار و کتابخانه پروژه ایجاد می‌شود.
  3. وظایف موردی: امکان ارجاع وظایف دیگران، رونوشت و تعیین انواع مشخصه‌ها (فوریت، اهمیت، مهلت و…) و همچنین پیوست کردن فایل و حتی برچسب‌گذاری وظایف وجود دارد.
  4. تقویم: امکان مشاهده فعالیت‌ها درقالب تقویم وجود دارد.
  5. یادآور: با استفاده آر ابزار یادآور می‌توان برخی از رویدادها را (مثلاً تاریخ‌های مهم یک همایش) در تقویم درج نمود.
  6. مدیریت جلسات (دعوت، صورت‌جلسه، اقدام)

 

برای اطلاعات بیشتر، سامانه اجرای هم‌افزا (www.hamafza.co/3865) را ببینید.

 

سامانه پایش


پایش، آگاهی از وضعیت یک موضوع به‌منظور هدایت آن به‌سوی اهداف موردنظر است. سامانه پایش فراتر از هوش کسب‌وکار (BI) بوده و شامل طراحی شاخص‌ها بوده و با قابلیت‌های شبکه‌های اجتماعی و مدیریت وظایف امکان تحلیل دقیق‌تر و افزایش کارایی را فراهم می‌کند.

سامانه پایش هم‌افزا قابلیت‌های مناسبی برای گزارش‌گیری، رتبه‌بندی و ارزیابی عملکرد داشته و در کنار سامانه‌های طرح ریزی و اجرا، امکانات جامع و یکپارچه‌ای برای مدیریت سازمان فراهم می‌کند. مدیریت شهری نیازمند تعریف شاخص‌های درست و اندازه‌گیری و تحلیل آن‌ها است. قابلیت‌های سامانه پایش هم‌افزا عبارت‌اند از: نظرسنجی، تدوین و ارائه گزارش، شبکه اجتماعی و داشبوردهای مدیریتی.

سامانه پایش هم‌افزا ویژگی‌های منحصربه‌فردی دارد که عبارت‌اند از:

  1. چارچوب طراحی شاخص‌ها و سایر مؤلفه‌های پایش
  2. امکان گردآوری داده‌ها از طریق پرسشنامه
  3. ارائه اطلاعات به‌صورت داشبوردهای تصویری و گزارش‌های تحلیلی
  4. امکان استفاده از شبکه اجتماعی برای تبادل‌نظر بین کارشناسان و دریافت بازخورد از مخاطبان
  5. حفظ و استفاده از تجربیات پایش
  6. اتصال فعالیت‌ها و دستاوردهای پایش به فعالیت‌های برنامه‌ریزی و اجرا
  7. مدیریت گردش کار و سازمان‌دهی فعالیت‌های پایش

 

تجمیع این قابلیت‌ها، امکانات فوق‌العاده‌ای پدید می‌آورد. به‌عنوان‌مثال با استفاده از شبکه‌های اجتماعی، کارشناسان می‌توانند نظرات و تحلیل‌های خود را ارائه داده و به بحث بگذارند. همچنین برای هر دسته از گزارش‌ها می‌توان گروه‌های تخصصی را شکل داد که وظیفه پاسخگویی و رسیدگی به انتقادات، نظرات و تحلیل‌ها و همچنین بهنگام کردن تحلیل‌ها را بر عهده داشته باشند.

جامعیت و یکپارچگی سامانه پایش هم‌افزا بی‌نظیر است. به‌عنوان‌مثال نرم‌افزارهای هوش کسب‌وکار تنها متمرکز بر انبار داده‌ها و تجاری، مدیریت فرایند گزارش دهی، ارائه گزارش‌های متنی و شبکه اجتماعی ندارند.

 

برای اطلاعات بیشتر، سامانه پایش هم‌افزا (www.hamafza.co/2786) را ببینید.


اگر مایلید اطلاعات بیشتری درباره «کاربرد سامانه هم افزا در شهرداری ها» داشته باشید، با ما تماس بگیرید!


سامانه محتوا | سامانه ارتباط | سامانه پژوهش | سامانه آموزش | سامانه طرح‌ریزی | سامانه اجرا | سامانه پایش | سامانه سازماندهی

مدیریت دانش | مدیریت زمان | مدیریت کیفیت | مدیریت شخصی | مدیریت سازمانمدیریت جامعه

دانشگاه‌ها | سازمان های مطالعاتی، مشاوره ای و پژوهشی | سازمان های اجرایی | سازمان های تولیدی | سازمان‌های مالی و بیمه‌ای | شهرداری‌ها | سازمان‌های حاکمیتی

نرم‌افزارها (وب | موبایل | دسکتاپ) | چارچوب‌ها | کلیدواژه‌ها