مدیریت سازمان با هم‌افزا

مدیریت سازمان با هم‌افزا

دستیابی به هر هدفی یا انجام هر کاری نیاز به دانش و زمان دارد؛ البته در برخی موارد دانش و زمان مهم تر است. نیاز سازمان ها به مدیریت دانش و زمان بستگی به نوع اهداف، فعالیت ها و مخاطبان آن ها دارد. هر چه سهم دانش در دارایی‌های سازمان بیشتر بوده و فشردگی های زمانی بیشتر باشد، ضرورت توجه به دانش و زمان در فعالیت ها و مدیریت سازمان بیشتر می شود.

 

کاربرد سامانه هم‌افزا برای انواع سازمان‌ها


با معیارهای متعددی می توان سازمان ها (یا واحدهای سازمانی) را در راستای نیاز به دانش و زمان دسته بندی کرد:

  1. ترکیب فعالیت‌ها: فعالیت های اصلی در هر سازمان را می‌توان به سه دسته طراحی، اجرا و پایش تقسیم کرد. سازمان‌های مطالعاتی و پژوهشی بیشتر به فعالیت های طراحی می پردازند، در سازمان های اجرایی بیشتر فعالیت های عملیاتی انجام می شود و سازمان هایی که ماموریت آن ها نظارت است، بیشتر به فعالیت های پایش می پردازند. متناسب با این سه فعالیت اصلی، سامانه های طرح‌ریزی، اجرا و پایش در هم افزا طراحی شده اند. برای سازمان ها و واحدهای پژوهشی، سامانه پژوهش به طور ویژه طراحی شده است.
  2. مخاطبان: مخاطبان یک سازمان شامل کارکنان، مشتریان، تأمین‌کنندگان، سهام داران، فروشندگان و مردم هستند. هر یک از این مخاطبان نیازهای اطلاعاتی، ارتباطی و ابزاری خاص خود را دارند. سامانه های محتوا و ارتباط زیرساخت های عمومی برای  تعامل با مخاطبان فراهم می کند.
  3. ساختار و اندازه: سازمان ها بر اساس رسمیت، پیچیدگی و تمرکز ساختار سازمانی و اندازه سازمان نیازهای متفاوتی برای مدیریت دانش و زمان دارند. سامانه های آموزش، سازماندهی، طرح‌ریزی، اجرا و پایش باعث کاهش پیچیدگی و تمرکز شده و امکان بهره مندی از ویژگی های سازمان های چابک و یادگیرنده را فراهم می کنند.
  4. رشته فعالیت: بر اساس طبقه بندی آیسیک همه فعالیت‌ها به 21 دسته (کشاورزی، جنگل داری و شیلات؛ معدن کاری؛ ساخت و …)  تقسیم شده اند. مخاطبان، ماموریت هایی و فعالیت های سازمان‌هایی که در یک دسته قرار دارند، با یکدیگر شباهت داشته و برای هر دسته، می توان راه کارهای مشابهی ارائه نمود.

 

کاربرد هم‌افزا  برای برخی از سازمان‌ها تدوین و در صفحات زیر ارائه شده است.

 

 

1b daneshgah 1b pezhuheshi 1b moassese amuzesh
دانشگاه‌ها واحدهای مطالعاتی و پژوهشی مدارس
1b_modiriyat-mehvar 1b_tolid-mehvar 1b moassese narmafzari3
واحدهای اجرایی واحدهای تولید کالا واحدهای مالی و بیمه‌ای 
1b shahradri ha 1b moassese narmafzari2 1b bimarestan
شهرداری‌ها سازمان‌های حاکمیتی بیمارستان‌ها

 

 

نمونه‌هایی از کاربردهای هم‌افزا برای سازمان‌ها


سامانه دانش هم‌افزا زیرساخت مناسبی برای دستیابی به اهدافی نظیر کیفیت،  رشد و سودآوری فراهم کرده و از قابلیت‌های متعدد و متنوعی برای مدیریت سازمان برخوردار است. سامانه دانش هم‌افزا به‌گونه‌ای طراحی‌شده تا قابلیت بکارگیری برای انواع اهداف و راهبردهای مدیریت دانش را داشته باشد. سامانه دانش هم‌افزا دربردارنده مجموعه‌ای از «قابلیت‌های پایه» و «زیرسامانه‌های پیش‌آماده» است و می‌توان به سرعت آن را با نیازها و شرایط خاص هر سازمان پیکره‌بندی نموذ.

در ادامه به برخی از قابلیت‌های زیرسامانه‌های هم‌افزا اشاره شده است.

 

سامانه محتوا

  • ایجاد حافظه سازمانی و طبقه‌بندی اسناد، آیین‌نامه و دستورالعمل ها و صورت‌جلسات
  • ایجاد کتابخانه‌های تخصصی در سازمان
  • امکان بارگذاری فایل‌های پیوستی اعم از متن، تصویر، پی‌دی‌اف و فیلم برای هر سند
  • تخصیص دسترسی به هر گروه از کارمندان با استفاده از تعریف «سطوح دسترسی»
  • امکان جستجو و جستجوی پیشرفته در عنوان و متن –بارگذاری شده- اسناد
  • امکان نمایه سازی و برقراری رابطه بین اسناد، در راستای ارتقای کیفی ذخیره‌سازی و بازیابی اسناد
  • امکان ایجاد اسناد ترکیبی، می‌توان اسناد مختلفی را سلسله‌وار در قالب فصل‌ها و پیوست‌های یک کتاب، قسمت‌های یک نشریه، بخش‌های یک گزارش و… در کنار یکدیگر گذاشت و بدین ترتیب یک سند ترکیبی جدید را ایجاد نمود. این سازوکار امکان بهره‌مندی از ویژگی‌های تنظیم ترتیبی صفحات در کنار تنظیم فرامتنی (که مبتنی بر وب است) را فراهم می‌کند. با این سازوکار کتاب‌ها، نشریه‌ها و گزارش‌های به‌صورتی بر خط در لحظه درخواست از کنار هم‌گذاری آخرین ویرایش صفحات تولید می‌شوند.
  • امکان تدوین اسناد شخصی در سامانه و اعمال محدودیت در مشاهده و ویرایش توسط سایر کاربران
  • امکان تعامل مستقیم میان مولف و کاربران، هر سند (مقاله، کتاب، قانون و …) می‌تواند مورد پرسش، اظهارنظر و بحث قرار گیرد؛ با استفاده از امکانات شبکه‌های اجتماعی (مانند دیوار، دنبال‌کردن و …)
  • گردش کار تولید محتوا: امکان تعریف مراحل متعدد برای تولید یک محتوا (به عنوان مثال یک پروژه مطالعاتی) در قالب یک فرآیند فراهم است.
  • ایجاد سامانه مفاهیم و برچسب‌ها جهت یکپارچه‌سازی محتوا
  • امکان تعریف چارچوب موردنیاز برای تدوین محتوا

 

برای اطلاعات بیشتر، سامانه محتوا را بررسی نمایید.

 

سامانه ارتباط

  • تشویق به نوآوری در سازمان با ارتباط غیررسمی در فضای شبکه‌های اجتماعی و پرورش ایده‌های نو در گروه‌ها
  • زبانه‌های «بحث» و «میزکار» در کلیه صفحات سامانه، این زبانه‌ها امکان بکارگیری ازقابلیت‌های سایر زیر سامانه‌ها نظیر شبکه اجتماعی را فراهم می‌سازند.
  • استفاده از قابلیت‌های گروه در شبکه‌های اجتماعی به عنوان پیش‌جلسه و یا حتی به عنوان یک راهکار جایگزین برای جلسات حضوری
  • مکان ایجاد گروه‌ها و حلقه‌های متعدد در سازمان جهت تعامل و اشتراک دانش
  • امکان پرورش ایده‌های نو و تشویق کاربران سامانه جهت خلاقیت و نوآوری
  • امکان ارتباط مستقیم و غیررسمی با مشتریان و بکارگیری از ایده‌های آنان
  • نوآوری باز؛ با فراهم‌شدن امکان اظهارنظر همه مخاطبان و ذینفعان در مورد محتوای طرح‌ها، ایده‌ها و …
  • امکان ارتباط سازمان با مشتریان، مشتریان با مشتریان، کارمندان با کارمندان و سازمان با کارمندان
  • آشنایی کاربران با توانایی‌ها و تخصص یکدیگر و … در راستای ترکیب دانش‌های موجود و انتقال دانش با روش اجتماعی
  • ایجاد اتاق‌های فکر و جوامع مجازی برای گسترش همکاری و دسترسی به دانش، گسترش مشارکت و آگاهی از نتایج طرح‌ها
  • امکان اجتماعی‌کردن دانش و ارتقاء سطح کیفی دانش ثبت‌شده با سئوال‌ها و نظرات مطرح‌شده پیرامون یک سئوال و همچنین تخصیص امتیاز به جواب‌ها و تعداد پسندهای هر سئوال
  • شناسایی نخبگان و صاحب‌نظران حوزه‌های مرتبط با مشاهده پاسخ‌دهنده‌گان به سئوال‌

برای اطلاعات بیشتر، زسامانه ارتباط را بررسی نمایید.

 

سامانه پژوهش

  • الکترونیکی‌شدن فرایندهای پژوهشی و مطالعاتی
  • تولید محتوای مشارکتی؛ طراحی و تدوین اسناد به صورت مشارکت جمع وسیعی از افراد
  • شناسایی صاحبنظران هر حوزه و معرفی آنان به سایر کاربران سامانه
  • امکان تعریف فرایند‌های پژوهشی در سامانه

برای اطلاعات بیشتر، زیرسامانه پژوهش را بررسی نمایید.

 

سامانه آموزش

  • مدیریت آموزش؛ تعریف و برگزاری دوره‌های آموزشی و درس‌ها با بهره گیری از قابلیت‌های شبکه اجتماعی و … ؛
  • امکان تعریف کردن فرم‌های ثبت‌نام و فرم‌های نظرسنجی
  • امکان ارتباط مستقیم استاد با دانشجو و دانشجو با دانشجو جهت انتقال مفاهیم و اشتراک دانش
  • امکان بارگذاری فیلم، عکس و … برای هر دوره آموزشی
  • امکان تعریف فرایندهای آموزشی
  • حمایت از فرایندهای آموزشی در سامانه

برای اطلاعات بیشتر، زیرسامانه آموزش را بررسی نمایید.

 

ماهیت مدیریت دانش سازمانی


فعالیت‌هایی که در هر سازمان انجام می‌شود را می‌توان به دو دسته دانشی و غیردانشی تقسیم کرد. هرچه قدر اثرگذاری یا اثرپذیری یک فعالیت نسبت به دانش بیشتر باشد، آن فعالیت دانشی‌تر است. دانش در فعالیت‌هایی که به طور مشخص منتهی به تولید، انتقال و بهره‌برداری از دانش می‌شوند، نقش محوری داشته و در سایر فعالیت‌ها نقش جانبی دارد. نقش جانبی دانش بیانگر این است که انجام هر فعالیتی نیاز به دانش دارد و با کسب تجربه در حین انجام آن، دانش‌های جدیدی نیز ممکن است به دست آید.

مدیریت دانش در یک سازمان باید شامل دانش های محوری و جانبی بوده و بر اساس طرح «سامانه دانش» انجام شود. طرح سامانه دانش، مهمترین مولفه برای مدیریت دانش است. البته لازم نیست همه کارها تا پایان طراحی سامانه دانش عقب بیفتد. بهترین حالت، طراحی و اجرای هم‌زمان است. طرح سامانه دانش شامل برنامه دانش، سازماندهی و پایش است.

در برنامه دانش باید «فعالیت‌ها و اشخاصی» است که باید تحت پوشش قرار گیرند، شناسایی شوند؛ زیرا اهداف و راهبردهای مدیریت دانش متناسب با آنها باید طراحی شوند. اهداف دانشی سازمان به این موضوعات باید بپردازد:

  • افراد: افراد شامل کارکنان، مشتریان، تأمین‌کنندگان، سهامداران و … هستند. اهداف مرتبط با افراد عبارت‌اند از: آگاهی مورد، آگاهی زمینه، توانایی، به‌کارگیری.
  • گروه‌ها: علاوه بر افراد، کل سازمان، واحدهای سازمانی و گروه‌ها (به‌عنوان ترکیبی از انسان‌ها) نیز باید موردتوجه باشند. اهداف مرتبط با سازمان و گروه عبارت‌اند از: حافظه مشترک، الگوی ذهنی هماهنگ، توزیع اطلاعات، به‌کارگیری
  • مستندات: اطلاعاتی که باید برای حفظ حافظه سازمانی مستند شوند.
  • تعبیه و به‌کارگیری دانش در فعالیت‌های داخلی و محصولات سازمان

به عنوان مثال برای سازمان‌های مشتری‌محور، «دانش از مشتری»، «دانش برای مشتری» و «دانش درباره مشتری» اهمیت می‌یابد، پس در مدیریت دانش این سازمان‌ها، مشتریان باید به طور ویژه مورد توجه باشند.

برای دستیابی به اهداف مدیریت دانش گاهی لازم است نحوه انجام فعالیت‌های جاری تغییر کند و یا فعالیت‌های جدیدی انجام شود؛ البته در هر دو صورت نباید کا‌رهای اضافی به افراد تحمیل شود، به گونه‌ای که مدیریت دانش ملال‌آور شود. مدیریت دانش بیش از اینکه وظایف جدیدی ایجاد کند، رویکردها را تغییر داده و روش انجام کارها را عوض می‌کند. با پیاده‌سازی مدیریت دانش، وظایف بسیاری از کارکنان افزایش نمی‌یابد، بلکه سبک‌کار تغییر می‌کند و سهولت و سرعت انجام کارها افزایش می‌یابد. درمجموع سهولت‌هایی که مدیریت دانش فراهم می‌سازد، بسیار بیشتر از هزینه‌ها و الزامات آن است. اگر در سازمانی این قاعده صدق نکند و پیاده‌سازی مدیریت دانش باعث دردسرهای زیاد و منافع اندک شده باشد، یک یا چند جای کار ایراد دارد!

 

نکات مهم در پیاده‌سازی مدیریت دانش سازمانی


حرکت سازمان در مسیر پیاده‌سازی مدیریت دانش، چندین مرحله دارد. پس از اینکه سازمان‌ها از مرحله «انفعال» (نسبت به مدیریت دانش) عبور کرده و نیاز به مدیریت دانش برای آن‌ها آشکار می‌شود؛ وارد مرحله «شروع» می‌شوند که حساسیت ویژه‌ای دارد. اگر در این مرحله «نقشه راه» به خوبی طراحی نشود؛ نه تنها دستاوردهای مورد انتظار حاصل نمی‌شوند، بلکه منابع به کار گرفته‌شده هدر رفته و گاهی اصل موضوع نیز زیر سوال می‌رود!

برخی از نکات مهمی که باید در مرحله شروع به آنها توجه داشت عبارتند از:

  1. مدیریت دانش ابعاد متعددی دارد،  باید از یک طرف به اشخاص (افراد و گروه‌ها) از طرف دیگر به فعالیت‌ها توجه داشت. در مدیریت دانش باید نقش دانش درافزایش بهره‌وری همه فعالیت‌ها مورد توجه باشد؛ همان طور که در مدیریت مالی، همه دارایی‌ها و انعکاس همه فعالیت‌های سازمان در حساب‌های مالی مورد توجه قرار می‌گیرند.
  2. برای موفقیت در مدیریت دانش باید به خطاهای رایجی که معمولا رخ می‌دهند توجه داشت. یکی از مهمترین خطاها، «تصور محدود از مدیریت دانش» است. در بسیاری از سازمان‌هایی که نیاز به مدیریت دانش را احساس می‌کنند؛ در ابتدا به دانش نهفته کارکنان و احتمال از دست‌دادن آنها می‌اندیشند و یک راه‌حل ابتدایی برای این مسئله شکل می‌گیرد: «مستندسازی تجربیات».
  3. کسب آگاهی و توانایی‌های لازم برای مدیریت دانش شخصی، از مولفه‌های ضروری و بنیادین برای پیاده‌سازی مدیریت دانش در هر سازمان می‌باشد. در کاربردهای سازمانی، تاکید مدیریت دانش شخصی بیشتر بر مدیریت دانش توسط خود افراد است تا بر مدیریت دانش توسط سازمان. اگر سازمان از سامانه دانش یکپارچه‌ای برخوردار نباشد، ضرورت مدیریت دانش شخصی بیشتر می‌شود.
  4. پیاده‌سازی مدیریت دانش یک «پروژه است» و باید به صورت یک پروژه مدیریت شود.

 

توجه به این نکات، پیامد مهمی دارد: نباید محصولی که تاریخ مصرف آن گذشته است را خرید؛ «مدیریت دانش جدید»، تا حد زیادی ساخت‌یافته است؛ در حالی که نسل‌های قبلی مدیریت دانش، تصویری مبهم از دانش و نحوه مدیریت آن ارایه داده و مدیریت دانش را شبیه به یک کار هنری جلوه می‌دهد که بیش از حد سلیقه‌ای، اقتضایی و پرمخاطره است.

 


 سامانه محتوا | سامانه ارتباط | سامانه پژوهش | سامانه آموزش | سامانه طرح‌ریزی | سامانه اجرا | سامانه پایش | سامانه سازماندهی

مدیریت دانش | مدیریت زمان | مدیریت کیفیت | مدیریت سازمان مدیریت شخصی | مدیریت جامعه

دانشگاه‌ها | سازمان های مطالعاتی، مشاوره ای و پژوهشی | سازمان های اجرایی | سازمان های تولیدی | سازمانی های مالی و بیمه‌ای | شهرداری‌ها | سازمان‌های حاکمیتی

نرم‌افزارها (وب | موبایل | دسکتاپ) | چارچوب‌ها | کلیدواژه‌ها


 این صفحه‌ها را نیز ببینید: