سامانه پایش هم‌افزا

سامانه پایش هم‌افزا

پایش، گزارش گیری، رتبه بندی، ارزیابی عملکرد، نظارت، بازرسی و … عبارت‌های متعددی هستند که کارکرد مشترکی دارند: «گاهی از وضعیت یک موضوع به‌منظور هدایت آن به‌سوی اهداف موردنظر»

سامانه پایش هم افزا فراتر از هوش کسب و کار (BI) بوده و شامل طراحی‌ها شاخص‌ها و انواع گزارش‌ها (استاندارد کردن گزارش های تحلیلی و آماری) بوده و با قابلیت‌های شبکه‌های اجتماعی و مدیریت وظایف، امکان تحلیل دقیق‌تر و افزایش کارایی فعالیت‌های پایش را فراهم می‌کند. با سامانه پایش هم افزا، گزارش‌های فعلی، استاندارد، یکپارچه و جامع می‌شوند.

سامانه پایش هم افزا و در کنار سامانه های طرح ریزی و اجرا، امکانات جامع و یکپارچه ای برای مدیریت سازمان فراهم می‌کند.

 

کاربرد سامانه پایش؛ اهمیت و ضرورت پایش 


شاخص‌ها متغیرهایی هستند که با اندازه گیری و تحلیل آن‌ها، وضعیت موضوع مورد نظر آشکار می شود؛ بنابراین تعریف شاخص‌های درست و مقادیر مطلوب آن‌ها یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های هر سازمان است. شایان ذکر است، روش کارت امتیازی متوازن (BSC) در پی ناکارآمدی برنامه‌های راهبردی طراحی شده و متمرکز بر طراحی استفاده از شاخص‌ها است. شاخص‌ها باید متناسب را نیاز مخاطبان طراحی شده و مقادیر آنها به صورت گزارش‌های بصری و تحلیلی منتشر شوند.

کارکرد سامانه پایش پایش، فراهم‌‌سازی اطلاعات و دانش لازم برای مدیریت موضوع مورد پایش است. دستاوردهای مورد انتظار و به‌ عبارت دیگر اهداف طراحی سامانه پایش، متناسب با مخاطبان تعریف می‌شود. انواع مخاطبان و اهداف پایش در جدول زیر بیان شده است. از شاخص‌ها می توان به عنوان معیارهای رتبه‌بندی مورد استفاده قرار بگیرند و به این ترتیب ضمن تولید اطلاعات، انگیزه‌ها و در نتیجه رفتارها را نیز تغییر دهند.

مخاطب اهداف توضیح
ناظران و بهره برداران ایجاد رضایت، افزایش اعتماد و همراهی، اصلاح و تقویت مطالبه‌ها ناظران افرادی هستند که مسئولیتی در مدیریت سامانه ندارند.آگاهی ناظران و بهره‌برداران از وضعیت سامانه و عملکردها باعث شکل‌گیری تصورات درست، افزایش رضایت، اعتماد و همچنین جلب حمایت و همکاری شود. همچنین مطالبات و توقعات آن‌ها را اصلاح کرده و تقویت می‌کند که باعث کاهش حاشیه‌های مدیریتی می‌شود.
مسئولان بالادستی کمک به تصمیم سازی اطلاعات فراهم شده، اشراف بیشتر و امکان نظارت دقیق‌تری بر عوامل و فعالیت‌ها را فراهم می‌کند؛ بدین ترتیب امکان اتخاذ تصمیمات اصلاحی (مانند تخصیص بودجه، منابع انسانی، اصلاح اهداف و راهبردها) به موقع و پیگیری نتایج فراهم می‌شود.با تولید و انتشار اطلاعات، داده‌های مناسبی برای تحلیل و مقایسه عملکرد نسبت به دوره‌های گذشته فراهم می‌سازند. این اطلاعات می‌تواند به‌ منظورهای مختلف از جمله رتبه‌بندی مدیران و واحدهای سازمانی، تعیین اولویت‌های پژوهشی و … استفاده شود.
مسئولان مستقیم تقویت خودسازماندهی با تولید، تحلیل و انتشار داده‌های مربوط به عملکردها و پیامدها، امکان خودارزیابی و اصلاح عملکرد فراهم می‌شود. سمانه پایش نخست از طریق آگاه‌‌سازی فرد از نتیجه عملکردش منجر به بهبود آن می‌شود؛ ثانیا از طریق تقویت سازوکار نظارت و کنترل نوعی احساس دیده شدن در فرد ایجاد می‌کند که کاهش خطاها و بهبود عملکرد را درپی دارد.
پژوهشگران دسترسی به داده ها داده‌های مناسبی در سامانه پایش گردآوری می‌شوند که برای پروژه‌های پژوهشی مفید هستند.

در همه سازمان‌ها پایش‌هایی انجام می شود، اما اگر سامانه پایش به خوبی طراحی و اجرا نشود، نه تنها اثربخشی و کارایی آن کاهش می یابد، بلکه ممکن است آثار جانبی نامطلوبی داشته باشد. به عنوان مثال نحوه ارزیابی عملکرد کارکنان، تاثیر زیادی در رفتار آنها دارد. اگر افراد بر مبنای ساعات حضور و یا مکاتباتی که انجام می‌دهند ارزیابی شوند، خروجی آنها از غنای کافی برخوردار نخواهد بود؛ اگر نحوه اندازه‌گیری عملکردها و دستاوردها نادرست باشد، منجر به تولید اطلاعات و گزارش‌های غیر واقعی خواهد شد.

مهم‌ترین خطاهایی که در پایش (ارزیابی وضعیت، عملکرد و …) رخ می‌دهند عبارت‌اند از:

  1. عدم وجود شاخص در بسیاری از موضوعات
  2. اندازه گیری نادرست برخی شاخص‌ها
  3. استفاده از شاخص های نامناسب
  4. عدم اطلاع از محدودیت‌ها و نقص های شاخص‌ها
  5. عدم تحلیل داده‌ها یا تحلیل نادرست
  6. اعلام نامتوازن مقادیر شاخص‌ها
  7. عدم دسترسی به اطلاعات به هنگام
  8. عدم ارایه گزارش متناسب با مخاطب

 

این خطاها، پیامدهای نا‌مطلوبی دارند؛ که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:

  1. تمرکز بر موضوعات حاشیه‌ای و غفلت از مسائل مهم
  2. مقایسه های نادرست
  3. بی اعتمادی، سردرگمی
  4. سیاسی کاری

 

قابلیت‌های سامانه پایش هم‌افزا


سامانه هم‌افزا، قابلیت‌های مناسبی برای طراحی و استقرار سامانه پایش دارد. این قابلیت‌ها عبارتند از: طراحی سامانه پایش، گردآوری داده‌ها، تدوین و ارائه گزارش‌ها، تعامل بین افراد، مدیریت فعالیت‌ها و سازماندهی

 

طراحی سامانه پایش 

مراحل و روش طراحی سامانه پایش (شاخص‌ها، گردآوری داده ها، مخاطبان، گزارش‌ها، فرایندها و ساختار سازمانی پایش) در چارچوب طراحی سامانه پایش، تدوین شده است.

%d9%85%d8%b1%d8%a7%d8%ad%d9%84-%da%a9%d9%84%db%8c-%d9%be%d8%a7%db%8c%d8%b4

 فرایند طراحی سامانه پایش به این شرح است:

  1. شناسایی شاخص‌های و تدوین مشخصات آن‌ها در سطوح مختلف
  2. شناسایی مخاطبان و سطح‌بندی آن‌ها
  3. طراحی چارچوب‌های گزارش‌های (گزارش‌های تحلیلی، داشبوردها و …) مورد نیاز برای مخاطبان
  4. پیشنهاد زیرساخت‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات برای اندازه‌گیری، تحلیل و انتشار داده‌ها و گزارش‌ها
  5. طراحی فرایندها، مأموریت‌ها و سازمان‌دهی سامانه پایش
  6. تدوین برنامه عملیاتی پیاده‌سازی سامانه پایش
  7. تدوین قوانین و مقررات موردنیاز برای استقرار سامانه پایش
  8. بررسی تطبیقی سامانه پیشنهادی با موارد مشابه

 

گردآوری داده‌ها

برخی از داده‌ها برای اندازه گیری شاخص ها از طریق پرسشنامه گردآوری می شوند.

%d9%be%d8%a7%db%8c%d8%b4-%d9%81%d8%b1%d9%85-3

قابلیت‌های گردآوری داده‌ها در سامانه هم‌افزا عبارت‌اند از:

  1. طراحی فرم برای ایجاد پرسشنامه (فرم ساز)
  2. امکان جمع‌آوری داده‌ها از طریق نسخه موبایل
  3. امکان نظارت بر فرایند تکمیل پرسشنامه
  4. امکان ناشناس ماندن پاسخ دهنده

 

 

تدوین و ارائه گزارش‌ها

داشبوردها برای مسئولان بالادستی و مسئولان مستقیم طراحی می‌شوند تا امکان اطلاع از آخرین وضعیت به صورت مقادیر کمی فراهم شود. داشبوردها فاقد تحلیل بوده و مخاطب بر اساس دانش زمینه‌ای خود، اطلاعات را درک می‌نماید. در سامانه هم افزا علاوه بر داشبوردهای مدیریتی، امکان تدوین و ارائه گزارش‌های تحلیلی نیز وجود دارد.

%d9%be%d8%a7%db%8c%d8%b4-%d9%86%d9%85%d9%88%d8%af%d8%a7%d8%b1

قابلیت‌های سامانه هم‌افزا برای تدوین و ارائه گزارش‌های پایش عبارت‌اند از:

  1. چارچوب: می‌توان برای هر نوع گزارش یک چارچوب و قالب طراحی نمود تا تدوین محتوای آن گزارش ساده‌تر شود.
  2. پودمان: پودمان‌ها برای کار مشارکتی روی یک سند و همچنین برای تفکیک محتوا بسیار مفید هستند. با ابزار پودمان می‌توان کتاب‌ها و گزارش‌هایی ترکیبی ایجاد نمود.
  3. مدیریت نسخه‌ها: امکان ثبت تغییرات در هر ویرایش و مشاهده نسخه‌های قبلی برای مدیریت نسخه‌ها فراهم است.
  4. خودکارسازی برخی از کارهای نگارشی: مانند ایجاد فهرست به‌ طور خودکار، شماره‌دهی خودکار به جداول، نمودارها و تصاویر، اصلاح اشتباه‌های تایپی، نیم‌فاصله و نشانه‌گذاری، اعمال قالب‌های استاندارد برای یکسان‌‌سازی ظاهر صفحه‌ها (مثال‌ها، ماخذها و …)
  5. درج از پایگاه داده: داده‌ها را می توان به صورت نمودار و جدول نمایش داد؛ این داده‌ها متصل به پایگاه داده بوده و با تغییر داده ها به هنگام خواهند شد.
  6. تنوع نمایش: محتوای یک صفحه را به سه صورت نوشتار، اسلاید و یا فیلم می توان ارائه داد.

 

تعامل بین افراد

در سامانه هم افزا بستر ارتباطی مناسبی بین کارشناسان سامانه پایش و مخاطبان، از طریق شبکه اجتماعی و پرسش و پاسخ فراهم است. بدین ترتیب، امکان تبادل نظر درباره شاخص‌ها و گزارش‌ها فراهم می‌شود. تعامل با مخاطبان در سامانه پایش، دو سویه است؛ مخاطبان اطلاعات لازم را از طریق انواع گزارش‌ها دریافت نموده و با بیان نظرات خود، بازخوردهای لازم برای اصلاح و بهبود گزارش‌ها را ارائه می‌دهند.

%d9%be%d8%a7%db%8c%d8%b4-%d8%a7%d8%b1%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%b7-2

مهم‌ترین قابلیت‌های ارتباطی هم‌افزا که در سامانه پایش کاربرد دارند عبارت‌اند از:

  1. امکان پرسش و پاسخ بین افراد،
  2. آشنایی افراد با توانایی‌ها و تخصص دیگران و …
  3. ایجاد یا عضویت در گروه‌ها؛ گروه‌ها فضای مناسبی برای تحلیل شاخص‌ها و استنتاج تصمیمات هستند.
  4. امکان اظهارنظر همه مخاطبان و ذی‌نفعان
  5. امکان ایجاد اتاق‌های فکر و جوامع مجازی برای گسترش همکاری و دسترسی به دانش
  6. شناسایی صاحب‌نظران و علاقه‌مندان درون و برون سازمانی

 

مدیریت فعالیت‌ها 

انجام فعالیت های پایش از گردآوری داده‌ها گرفته تا تدوین و ارائه گزارش‌ها و مدیریت این فعالیت‌ها، درون سامانه هم افزا امکان پذیر است.

%d9%be%d8%a7%db%8c%d8%b4-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81

برخی از قابلیت‌های مدیریت فعالیت‌ها  عبارت‌اند از:

  1. فرایند: امکان تعریف فرایندهای متعدد در سامانه تعبیه شده است. هر فرایند شامل چندین مرحله بوده و هر مرحله مسئولان، فرم‌ها و اطلاعیه‌های خاص خود را داشته و دسترسی به محتواهایی که در هر مرحله قرار دارند، قابل تنظیم است.
  2. پروژه: فعالیت‌های یک پروژه با امکان تعریف روابط پیش‌نیازی بین آن‌ها قابل تعریف هستند.
  3. وظایف موردی: امکان تعریف و ارجاع وظایف، گزارش گیری از انجام وظایف و دسته بندی های متنوع فراهم است.

 

ویژگی‌های سامانه پایش هم‌افزا


سامانه پایش هم‌افزا ویژگی‌های منحصر به فردی دارد که عبارت‌اند از:

  1. طراحی مولفه‌های پایش بر اساس چارچوب تدوین شده
  2. دسترسی مخاطبان به اطلاعات به صورت داشبوردهای تصویری و گزارش‌های تحلیلی
  3. امکان استفاده از شبکه اجتماعی برای تبادل نظر بین کارشناسان، تحلیل گران و مخاطبان پایش و همچنین دریافت بازخورد از مخاطبان
  4. مدیریت محتوا (اطلاعات، تجربیات، تحلیل ها و …)
  5. اتصال فعالیت‌ها و دستاوردهای پایش به فعالیت‌های برنامه‌ریزی و اجرا
  6. انجام فعالیت های پایش، مدیریت گردش کار و سازماندهی فعالیت‌های پایش

 

تجمیع این قابلیت‌ها، امکانات فوق‌العاده‌ای پدید می‌آورد. به عنوان مثال با استفاده از شبکه‌های اجتماعی، کارشناسان می‌توانند نظرات و تحلیل‌های خود را ارائه داده و به بحث بگذارند. همچنین برای هر دسته از گزارش‌ها می‌توان گروه‌های تخصصی را شکل داد که وظیفه پاسخگویی و رسیدگی به انتقادات، نظرات و تحلیل‌ها و همچنین به‌هنگام کردن تحلیل‌ها را بر عهده داشته باشند.

جامعیت و یکپارچگی سامانه پایش هم‌افزا بی‌نظیر است. به عنوان مثال نرم‌افزارهای هوش کسب و کار تنها متمرکز بر انبار داده‌ها و تجاری، مدیریت فرایند گزارش‌دهی، ارائه گزارش‌های متنی و شبکه اجتماعی ندارند.

 

استقرار سامانه پایش هم‌افزا


طراحی و استقرار سامانه پایش بسته به ابعاد موضوع بین ۳ تا ۹ ماه زمان می‌برد و پیامدهای آن معمولا ۳ ماه پس از استقرار سامانه آشکار می‌شود. طراحی و استقرار سامانه پایش شامل سه فعالیت اصلی است:

  1. طراحی مولفه‌های پایش: طراحی مولفه‌ها بر اساس چارچوب سامانه پایش انجام می‌شود. طراحی مولفه‌ها را کارشناسان سازمان با مشاوره و نظارت شرکت فناوران می‌توانند انجام دهند.
  2. استقرار نرم افزار
  3. فعال کردن فرایندهای پایش

سامانه محتوا |  سامانه ارتباط | سامانه پژوهش | سامانه آموزش | سامانه طرح‌ریزی | سامانه پایش | سامانه سازماندهی | سامانه اجرا

مدیریت دانش | مدیریت زمان مدیریت عملکرد | مدیریت کیفیت | مدیریت نوآوری

دانشگاه‌ها سازمان‌های مشاوره‌ای و پژوهشی | سازمان‌های پروژه محور | سازمان‌های تولیدی | سازمان‌های مالی و بیمه‌ای | شهرداری‌ها | سازمان‌های دولتی

نرم‌افزارها (وب | موبایل | دسکتاپ) | چارچوب‌ها | کلیدواژه‌ها


خدمات ما را بررسی کنید! با ما تماس بگیرید!