سامانه محتوای هم افزا

سامانه محتوای هم افزا

سامانه محتوا، امکان تدوین و ارایه دانش در قالب دانشنامه‌های تخصصی و همچنین مدیریت اسناد را فراهم می‌کند. دانشنامه به بازنمایی «جامع»، «نقشه گونه» و «یکپارچه» اطلاعات درباره یک موضوع گسترده می‌پردازد. علاوه بر دانشنامه، سامانه محتوا قابلیت های مناسبی برای ذخیره و بازیابی انواع اسناد (‌کتاب‌ها، گزارش‌ها، مقالات، آیین‌نامه‌ها، بخش‌نامه‌ها، صورت‌جلسات و … ) دارد.

 

کاربردهای سامانه محتوا


‌کتاب‌ها، گزارش‌ها، مقالات، آیین‌نامه‌ها، بخش‌نامه‌ها، صورت‌جلسات و … محل انباشت دانش صریح در سازمان است و  افراد در حین انجام فعالیت‌های روزمره خود، نیازمند به استفاده از آنها دارند. همچنین تهیه گزارشات، تدوین صورت‌جلسات و آیین نامه‌ها، ارائه مستندات تحلیلی بخشی از فعالیت‌های سازمان محسوب می‌شود که منجر به مستندسازی دانش می‌شود. ذخیره سازی و یازیابی مناسب اسناد سازمانی و نگهداری از آنها یکی از راه‌های خلق و بکارگیری دانش در سازمان می‌باشد.

چالش های زیادی در گردآوری و دسترسی به اسناد وجود دارند که برخی از آنها عبارتند از:

  1. سازمان دهی کنونی اسناد به گونه ای است که دسترسی به آنها به دلیل عدم آگاهی از موقعیت مکانی آنها به سختی امکان پذیر است.
  2. اطلاعات موردنیاز در دسترس نیست.
  3. سطح محرمانگی و دسترسی اطلاعات معلوم نیست.
  4. در زمان ها و مکان های مورد نیاز، دسترسی به اطلاعات فراهم نیست.
  5. اطلاعات توصیفی اسناد بر اساس استانداردهای مناسب گردآوری نمی شود.
  6. یادداشت ها، فایل ها، کتابها، گزارش ها پراکنده اند و به راحتی پیدا نمی شوند.
  7. به دلیل گستردگی حوزه فعالیت ها و یا استفاده از نرم افزارهای متعدد، انباشت دانش موجود به صورت پراکنده در سامانه های مختلف صورت گرفته است.
  8. دانش و یا اطلاعات مرتبط با پروژه ها، مشتریان، محصولات، رقبا، خدمات، فرآیندها و …. به صورت مستقل یا جزیره ای نگهداری می شود و ارتباط میان آنها به خوبی مشخص نیست.
  9. ارتباط بین اسناد و همچنین ارتباط اسناد با اشخاص، فعالیت ها و رویدادها (مانند پیمانکاران، پروژه ها، قراردادها، محصولات، مشتریان، ….) به روشنی مشخصی نیست و موجب کاهش قابلیت استفاده از اسناد یا دشواری در یافتن آنها می شود.

در برخی از موضوعات و فعالیت‌ها، طیف گسترده‌ای از اطلاعات و دانش وجود داشته یا باید تولید شوند. در چنین مواردی، ایجاد یک دانشنامه تخصصی ضرورت می‌یابد. در یک دانشنامه تخصصی، اطلاعات مربوط به یک موضوع گردآوری و سازماندهی می‌شود که افزایش کارایی در بازیابی اطلاعات و همچنین جذب بیشتر اطلاعات را در پی‌داشته و در نتیجه امکان بهره‌برداری از اطلاعات افزایش می‌یابد. مهم‌ترین کارکردهای دانشنامه، دستیابی به اهدافی نظیر «آگاهی موردی»، «آگاهی زمینه‌ای»، «الگوی ذهنی هماهنگ»، «حافظه مشترک»، «تقارن اطلاعات» و «مستندسازی» است.

 

قابلیت‌های سامانه محتوا 


زیرسامانه محتوا هم‌افزا برای ایجاد دانشنامه و بایگانی و بازیابی انواع اسناد طراحی شده است. این سامانه زیرساخت مناسبی برای ذخیره‌سازی و بازیابی انواع محتواها (مکتوب، صوتی، تصویری، نرم‌افزار و …) است. از بخش اسناد می‌توان برای ساخت یک کتابخانه دیجیتال نیز استفاده نمود.

مهم‌ترین قابلیت‌های سامانه محتوا عبارت‌اند از:

  1. برای هر سند یک صفحه مستقل در نظر گرفته می‌شود. نوع صفحه بنا بر اطلاعات کتابشناختی سند متغیر هست. نوع صفحه به عنوان یک قالب استاندارد برای ورود اطلاعات کاربران مورد استفاده قرار می‌گیرد. تنظیم نوع صفحات و مشخصه‌های هریک از صفحات بصورت پویا و توسط مدیر سامانه تهیه می‌شود.
  2. برای هریک از اسناد، امکان بارگذاری فایل‌های پیوست (اعم از تصویر، پی‌دی‌اف و فیلم) وجود دارد.
  3. امکان جستجو و جستجوی پیشرفته در عنوان و متن –بارگذاری شده- اسناد به شناسایی و بازیابی منابع کمک می­‌کند.
  4. امکان تعریف کلیدواژها و برقراری ارتباط آن‌ها در قالب اصطلاح نامه (تزاروس) و همچنین نمایه سازی اسناد با این کلیدواژه‌ها، ذخیره‌سازی و بازیابی اسناد بسیار بهبود می‌یابد. هرچند روش‌های متداول در دسته‌بندی‌های اسناد کتابخانه‌ای به برای ذخیره‌سازی منابع مورد استفاده قرار می‌گیرد، لیکن تخصیص اصطلاح یا کلیدواژه‌ای به بخشی از اطلاعات، سهولت بازیابی منابع را افزایش می‌دهد.
  5. صفحه کلیه اسناد دارای زبانه‌های «بحث» و «میزکار» است. این زبانه‌ها امکان بکارگیری از قابلیت‌های سایر زیرسامانه‌ها نظیر شبکه اجتماعی و بازیابی مطالب در صفحات را فراهم می‌سازد.
  6. ابزار «ملاحظه» مطالعه شدن سند را مشخص می‌کند. کاربران سامانه هم‌افزا با انتخاب گزینه «خوانده‌ام» و «می‌خواهم بخوانم» در بخش ملاحظه هر سند، می‌توانند به سایر کاربران اعلام کنند که چه میزان اطلاعات را درباره یک سند دارند. لذا کاربران می‌توانند با جستجو میان کاربرانی که یک سند را مطالعه کرده‌اند، درباره محتوای آن آگاهی‌های بهتری را بدست آورند.
  7. هر کاربر می‌تواند در صفحه شخصی خود علاوه بر وارد کردن اطلاعات شخصی، تخصص‌ها، علاقه‌مندی‌ها و… در «زبانه گزیده‌ها» به انتخاب و اشتراک کتاب‌ها، مقالات و اسناد برگزیده خود اشاره کند. بدین صورت سایر کاربران، با مراجعه به صفحه شخصی متخصصین هر حوزه، می‌توانند منابع برگزیده آنان را مشاهده نمود و انتخاب منابع مورد دسترسی کاربران آگاهانه‌تر انجام خواهد شد.
  8. هر کاربر می‌تواند صفحه یک سند را با ابزار بازنشر به سایر کاربران معرفی»کند
  9. کابران می توانند با تعیین کلیدواژه های مورد نظر خود، از افزوده شدن اسناد جدید یا رویدادهای مرتبط با اسناد موجود مطلع شوند.
  10. علاوه بر کتابخانه سازمان، کاربران امکان ایجاد کتابخانه پروژه‌ای و کتابخانه شخصی را نیز دارند. هر شخص یا مدیر پروژه با ذخیره‌سازی منابع سودمند و مرتبط، در جهت بکارگیری و استفاده مکرر از منابع ارزشمند مبادرت می‌ورزد. این کار عموما از طریق نگهداری منابع در فایل‌ها و پوشه‌های مختلف حافظه اصلی و جانبی لب‌تاب‌ها و کامپیوترهای شخصی و اشتراک میان اعضای پروژه انجام می‌گیرد، لیکن در هم‌افزا امکان بارگذاری و ورود اطلاعات منبع در سامانه تحت یک کتابخانه دیجیتال شخصی امکان‌پذیر می‌باشد.
  11. هر سند (مقاله، کتاب، قانون و …) می‌تواند مورد پرسش، اظهارنظر و بحث قرار گیرد. با استفاده از امکانات شبکه‌های اجتماعی (مانند دیوار، دنبال‌کردن و …) در این بخش، تعامل مناسبی بین مولفان و صاحب‌نظران برقرار می‌شود.
  12. ایجاد اسناد ترکیبی: می توان اسناد مختلفی را سلسله‌وار در قالب فصل‌ها و پیوست‌های یک کتاب، قسمت‌های یک نشریه، بخش‌های یک گزارش و… در کنار یکدیگر گذاشت و بدین ترتیب یک سند ترکیبی جدید را ایجاد نمود.
  13. گردش کار تولید اسناد: امکان تعریف مراحل متعدد برای تولید یک سند (به عنوان مثال گزارش ماهیانه) در قالب یک فرآیند فراهم است.
  14. با تعریف سطوح دسترسی در سامانه، قابلیت‌های مورد استفاده سامانه برای هر گروه از کاربران متفاوت خواهد بود. به عنوان مثال برای کاربری که در سامانه ثبت نام نکرده باشد (عضو سامانه نباشد) تنها امکان مشاهده صفحه را فعال نمود، در حالی که برای کاربران عادی امکان مشاهده، چاپ و ویرایش در متن اسناد را فراهم کرد و برای مدیران سامانه امکان افزودن یک سند جدید را فراهم نمود.

قابلیت‌های تعاملی تعبیه شده در سامانه محتوا و یکپارچگی این بخش با سایر بخش‌های سامانه هم‌افزا، کارکردهای بسیار ارزشمندی که فراتر از پایگاه‌های اسناد متعارف هستند را فراهم می‌سازد.

به عنوان مثال:

  • اگر با جستجو به یک کتاب برسیم که یکی از منابع درسی (در سامانه آموزش) باشد، بدین ترتیب اطلاعات مدرسان، دانشجویان و دانش‌آموختگان آن درس به این کتاب‌ها پیوند می‌خورد و می‌توان به صفحات آن‌ها (در بخش اشخاص) رفت و به مطالب بیشتر و بهتری رسید.
  • اگر به مقاله‌ای برسیم که توسط افرادی خوانده شده یا مفید دانسته شده باشد، اطلاعات بیشتری را می‌توان از طریق ارتباط با آن افراد بدست آورد.
  • هر کتاب دارای یک زبانه بحث است که می‌توان از آن به عنوان بستری برای ارتباط نویسنده با خوانندگان استفاده کرد. خوانندگان می‌توانند ابهام‌های خود را با نویسنده درمیان بگذارند، نویسنده می‌تواند مطالب کتاب را به بحث بگذارد و …

ازنمایی دانش نیازمند نوعی مفهوم‌‌سازی است و برای مفهوم‌‌سازی نیز باید دانش را به قطعات یا واحدهای قابل مدیریت (قابل پردازش) شکست یا این واحدها را گزینش کرد و بین آن‌ها ارتباط برقرار نمود. این واحدها، مدخل‌های دانشنامه نامیده می‌شوند. پایه‌های هر دانشنامه‌ای با مدخل گزینی استوار می‌شود. دانشنامه از حیث مبانی نظری و کارکردها از سایر مراجع یا گونه (ژانر)ها متمایز است، که علل آن را می‌توان در مدخل گزینی و مدیریت مدخل‌ها دانست. به تعبیری، مدخل گزینی سنگ بنای دانشنامه نگاری و مدیریت مدخلها طرح و نقشه آن است.

مهمترین قابلیت‌های هم‌افزا برای تولید دانشنامه عبارت‌اند از:

  1. تدوین محتوا: ابزارهای متعددی برای تدوین و مدیریت چرخه انتشار محتوا به صورت فردی و گروهی تعبیه شده است. امکان تعریف مراحل متعدد برای تولید یک محتوا (به عنوان مثال یک پروژه مطالعاتی) در قالب یک فرآیند فراهم است.
  2. روابط بین موضوعات: انواع روابط (عام و خاص، کل و جزء و …) بین موضوعات قابل تعریف است که این روابط به صورت شبکه موضوعات قابل نمایش است.
  3. سامانه مفاهیم: امکان تعریف مفاهیم و برقراری انواع روابط بین آن‌ها و نمایش شبکه مفاهیم فراهم است. همچنین امکان بررسی تطبیق واژه‌های بکار رفته در متون با تعاریف ارائه شده در سامانه مفاهیم به صورت نیمه‌خودکار فراهم است.
  4. تعریف کلیدواژه‌ها و ایجاد اصطلاح‌نامه: استفاده از کلیدواژه‌ها روش مناسبی برای دسته‌بندی و بازیابی محتوا است.
  5. چارچوب: چارچوب‌ها تدوین و ارزیابی محتوا را بسیار ساده می‌کنند.

 

مهمترین قابلیت‌های هم افزا برای استفاده از دانشنامه عبارت‌اند از:

  1. ناوبری و یافتن صفحات از طریق روابط بین موضوعات، کلید واژه‌ها، درگاه‌ها و جستجوی واژه‌ها
  2. تعامل: هر صفحه دانشنامه و حتی قسمتی از متن هر صفحه می‌تواند مورد پرسش، اظهارنظر و بحث قرار گیرد. همچنین با قابلیت دنبال کردن، امکان رصد مباحث مربوط به یک صفحه فراهم می‌شود.
  3. یادداشت نویسی و علامت گذاری در وب

 

دانشنامه و اسناد شباهت‌ها و تفاوت‌هایی با یکدیگر دارند:

  1. دانشنامه بازنمایی «جامع»، «نقشه گونه» و «یکپارچه» اطلاعات درباره یک موضوع گسترده است.
  2. اسناد مجموعه‌ای از سندهایی است که هر کدام به‌ طور مستقل تهیه شده و معمولا محتوای آن‌ها و شیوه نگارش انها با یکدیگر متفاوت است.

بدین ترتیب با دو روش می‌توان مستندات را وارد هم‌افزا کرد:

  1. رویکرد اسناد: هر سند را یک سند مستقل حساب می‌کنیم؛ در هم‌افزا یک صفحه برای آن ایجاد کرده و محتوای آن سند را در آن صفحه (درون صفحه یا به عنوان فایل پیوست) قرار دهیم.
  2. رویکرد دانشنامه: محتواهای موجود به واحدهای (مدخل های) متعددی تفکیک کرده و واحد درون یک صفحه نوشته می‌شود و ارتباط بین صفحات با روش‌های مختلف برقرار می‌شود.

مثال: فرض کنید مستندات طراحی کارت بازرگانی، شامل ۱۶ جلد بوده و هر جلد حدود ۵۰۰ صفحه داشته باشد. با رویکرد سامانه اسناد، هر جلد یک سند حساب شده بنابراین ۱۶ صفحه در هم‌افزا ایجاد کرده و محتوای هر سند را داخل یک صفحه می‌گذاریم. با رویکرد دانشنامه‌ای این ۸۰۰۰ صفحه، به ۱۰۰ موضوع تقسیم می‌شود، برای هر موضوعی یک صفحه برای درج محتوای آن موضوع ایجاد می‌شود. البته با روش‌هایی مانند پودمان می‌توان این صفحات را برای ملاحظه کل یک جلد، کنار یکدیگر قرار داد و یا از درگاه‌ها استفاده نمود.

ویژگی های سامانه محتوای هم‌افزا


سامانه محتوا هم‌افزا ویژگی‌های منحصر به فردی دارد که عبارت‌اند از:

  1. ایجاد صفحه برای انواع موضوعات و نگهداری سوابق؛ ارایه محتوا به صورت متن، اسلاید و فیلم؛ امکان بارگذاری فایل‌های پیوست
  2. طراحی اصطلاح نامه (شبکه کلید واژه ها) و بازیابی اطلاعات بر اساس کلیدواژه ها
  3. برقراری انواع روابط بین موضوعات
  4. ایجاد کتابخانه های تخصصی
  5. یادداشت نویسی، علامت گذاری در وب، استناد با انواع روش ها (ای پی ای و …) و محاسبه استنادات یک سند
  6. مدیریت مراحل تولید انتشار و محتوا
  7. تدوین مشارکتی محتوا
  8. دسته بندی و تجمیع نظرات پراکنده حول موضوعات و تبدیل آنها به متون پیوسته و یکپارچه
  9. امکان تعامل میان مولفان، مسئولان و کاربران در مورد هر سند (مقاله، کتاب، قانون و …) از طریق پرسش، اظهارنظر، دنبال کردن و …
  10. طبقه بندی و تنظیم سطح محرمانگی و دسترسی به اسناد

با به‌کارگیری قابلیت‌های تعاملی، اسناد بهتر دیده شده و بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرند.

 

استقرار سامانه محتوای هم‌افزا


استقرار سامانه محتوا بین ۲ تا ۱۲  ماه زمان می برد و دستاوردهای آن معمولا ۲ ماه پس از استقرار، آشکار می‌شود.

مراحل آماده‌‌سازی سامانه محتوا عبارت‌اند از:

  1. آماده‌‌سازی اسناد
    • دسته‌بندی انواع اسناد موجود، ایجاد موضوعات و تعریف: تمامی اسنادی که باید وارد سامانه شوند، شناسایی شده و دسته‌بندی می‌شوند. برای بسیاری از انواع اسناد مانند کتاب، مقاله و صورت جلسه، نوع موضوع مناسب در هم‌افزا تعریف شده‌اند. اگر برای دسته‌ای از اسناد نوع موضوع مناسب وجود ندارد، ابتدا باید نوع موضوع ایجاد شود.
    • ایجاد فایل مشخصات و محتوای اسناد: اگر تعداد اسناد زیاد باشد، ورود تک تک آن‌ها از طریق ابزار «صفحه جدید» بسیار زمان بر است. بنابراین بهتر است فایلی از اسناد موجود در قالب اکسل، اکسس یا سایر فرمت‌ها تهیه شده و اطلاعات یکباره وارد پایگاه داده هم‌افزا شوند.
  2. آماده‌‌سازی محتوای دانشنامه
    • تعریف مدخل‌ها: محتوای دانشنامه به مدخل‌های (سرفصل های) متعددی تقسیم شده و در هر مدخل محتوای مرتبط با آن نوشته می‌شود. مدخل‌های مناسب دانشنامه بستگی به مخاطبان داشته و بر اساس «چارچوب مرزبندی موضوعات» تعریف می‌شود. برای هر مدخل یک صفحه در هم‌افزا ایجاد می‌شود.
    • طراحی چارچوب‌ها: برای هر دسته از مدخل‌ها که شبیه یکدیگر هستند، یک چارچوب تنظیم محتوا باید تهیه شود تا راهنمای نویسندگان مدخل‌ها بوده و دستاوردهای آن‌ها را یکدست کند.
    • تقسیم کار بین عوامل و طراحی فرایند: اگر لازم باشد محتوای هر صفحه پس از نگارش، بررسی و تأیید شود، فرایندی برای این کار طراحی می‌شود تا گردش کار آماده‌‌سازی محتوا قابل مدیریت باشد.
    • تولید و یا تنظیم محتوا: اگر محتوایی وجود نداشته باشد، تدوین محتوا براساس چارچوب‌ها آغاز می‌شود. اگر محتواهایی وجود داشته باشند لازم است متناسب با مدخل‌های تعریف شده تقسیم‌بندی و در صورت لزوم بازنویسی شوند.
  3. طراحی کلیدواژه‌ها: اگر تعداد اسناد و یا مدخل‌های دانشنامه زیاد باشند، برای ذخیره‌سازی و بازیابی بهتر اسناد، لازم است کلیدواژه‌های تخصصی طراحی شوند.
  4. نمایه‌‌سازی و برقراری روابط بین صفحات: هر یک از اسناد و مدخل‌های دانشنامه باید با استفاده از کلیدواژه‌های طراحی شده نمایه‌‌سازی شده و روابط بین آنه (از طریف پنجره تنظیمات) برقرار شود.
  5. پیکره‌بندی نرم‌افزار: با ایجاد نوع موضوعات (در صورت لزوم) و درگاه‌ها (برای دسته‌بندی و سهولت دسترسی به اسناد و صفحات دانشنامه) پیکره‌بندی سامانه محتوا انجام می‌شود.

 

سامانه محتوا |  سامانه ارتباط | سامانه پژوهش | سامانه آموزش | سامانه طرح‌ریزی | سامانه پایش | سامانه سازماندهی | سامانه اجرا

مدیریت دانش | مدیریت زمان مدیریت عملکرد | مدیریت کیفیت | مدیریت نوآوری

دانشگاه‌ها سازمان‌های مشاوره‌ای و پژوهشی | سازمان‌های پروژه محور | سازمان‌های تولیدی | سازمان‌های مالی و بیمه‌ای | شهرداری‌ها | سازمان‌های دولتی

نرم‌افزارها (وب | موبایل | دسکتاپ) | چارچوب‌ها | کلیدواژه‌ها


خدمات ما را بررسی کنید! با ما تماس بگیرید!