مدیریت عملکرد 


مدیریت عملکرد، شامل فعالیت‌هایی برای اطمینان از دستیابی به اهداف است. مدیریت عملکرد در مقیاس سازمان، یک واحد سازمانی یا گروه، کارکنان، ماموریت‌ها و فرایندها مطرح می‌شود.

مدیریت عملکرد متمرکز بر هم راستایی عملکرد افراد و گروه‌ها با اهداف سازمان است. عملکرد مطلوب از یک طرف به مشخص بودن اهداف و راهبردها در سطح سازمان و از طرف دیگر به اهداف و عملکرد افراد و گروه‌ها بستگی دارد؛ به عبارت دیگر پیش از پرداختن به مدیریت عملکرد باید طرح‌ریزی و سازماندهی به خوبی انجام شده باشد تا در ادامه بتوان با مدیریت عملکرد، دستیابی به اهداف را با کارایی و اثربخشی بیشتر دنبال نمود. البته گاهی اهداف و راهبردها در سطح سازمان مبهم بوده اما برخی از مدیران و کارکنان با عملکرد خوب خود، این ضعف را پوشش می‌دهند!

اولین و مهمترین انتخاب برای استقرار سامانه مدیریت عملکرد، تعیین میزان خودسازماندهی و به عبارت دیگر، انتخاب جای مناسب در طیف تمرکز و توزیع مسئولیت است. در جدول زیر مشخصات دو طرف این طیف بیان شده است:

تمرکز توزیع
اهداف تعریف دقیق اهداف و مقاصد برای دستیابی به نتایج فوری ایجاد یک چشم انداز بلندمدت
مسائل ارایه راه حل مسائل توانمندسازی افراد برای شناسایی و حل مسائل
نظارت ایجاد ساختار و فرایندهای نظارتی ایجاد فضای اعتماد، مربی گری و ارتقای افراد

انتخاب میزان خودسازماندهی مناسب، بستگی به فضای کار، انگیزه و توانایی کارکنان دارد. ممکن است در بخش‌هایی از یک سازمان نزدیک به تمرکز و در بخش‌هایی نزدیک به توزیع باشد.

چرخه مدیریت عملکرد چهار مرحله‌ای دارد:

  1. مرحله اول: هدف‌گذاری در اول دوره
  2. مرحله دوم: حمایت، هدایت و مربیگری در طول دوره
  3. مرحله سوم: ارزیابی عملکرد در پایان دوره
  4. مرحله چهارم: پاداش، مرور پس از عمل، بازنگری و اقدامات اصلاحی (نیازسنجی آموزشی، اصلاح ساختار و …)

در این چرخه، پس از هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی در مورد عملکرد و رفتار گروه‌ها و کارکنان در ابتدای دوره ارزیابی، به ارزیابی میزان و کیفیت اجرای برنامه‌ها و تحقق اهداف در پایان دوره ارزیابی پرداخته شده و از طریق ریشه‌یابی و تحلیل رفتارها و عملکردهای رضایت‌بخش و غیر رضایت‌بخش و به کارگیری مستمر این چرخه، زمینه را برای بهبود عملکرد و ارتقاء رفتار کارکنان فراهم می‌شود.

موانع مدیریت عملکرد صحیح عبارت‌ا‌ند از: نگرانی از درگیر شدن با کارکنان، کم‌‌توجهی به شایستگی‌ها، خطای انسانی، عدم آمادگی سایر سامانه‌ها، تصور وقت‌گیر بودن، سوابق قبلی، تلقی نادرست از نقش منابع انسانی، آموزش نامناسب.

ارزیابی عملکرد بخشی از مدیریت عملکرد است که آگاهانه یا ناآگاهانه انجام شده و معمولا با خطاهای انسانی انجام می‌شود، خطاهایی مانند:

  • خطای هاله‌ای: اگر ارزیابی‌کننده تمام ویژگی‌های مورد سنجش را با توجه به یک ویژگی مثبت یا منفی ارزیابی کند دچار خطای هاله‌ای شده است.
  • خطای سهل‌گیری: اگر ارزیابی‌کننده، عملکرد کارمندی را که متوسط بوده است خوب بیان نماید دچار خطای سهل‌گیری شده است.
  • خطای تأخر: اگر ارزیابی‌کننده، نمره کارمند را براساس عملکرد ماه یا هفته‌های آخر دوره ارزیابی تعیین کند دچار این خطا شده است. به بیان دیگر نمرات تحت تأثیر عملکرد اخیر مرئوس قرار می‌گیرد

برای کاهش چنین خطاهایی و همچنین دستیابی به اهداف سازمان به طور پایدار و با کمترین منابع و آثار منفی، استقرار سامانه مدیریت عملکرد ضروری است.

مدیریت عملکرد با هم‌افزا


سامانه هم‌افزا شامل چارچوب‌ها و ابزارهای نرم‌افزاری برای مدیریت عملکرد است.

چارچوب‌ها

چارچوب، یکپارچه‌کننده محتواهای مرتبط با یک موضوع به صورتی عام است. چارچوب‌های مرتبط با مدیریت عملکرد عبارتند از:

  • چارچوب طرح‌ریزی: در این چارچوب روش شناسایی اهداف و طراحی راهبردها بیان شده است.
  • چارچوب طرح پایش: در این چارچوب روش شناسایی مخاطبان، طراحی شاخص‌ها و گزارش‌ها بیان شده است.
  • چارچوب طراحی سازمان: در چارچوب طراحی سازمان، مولفه‌های مدیریت عملکرد و روابط آن با سایر مولفه‌های سازمان تعبیه شده است.

سازمان، دربردارنده مولفه‌های متعدد و متنوعی است که باید با یکدیگر هماهنگ باشند؛ به عنوان مثال معیارهایی که برای استخدام کارکنان استفاده می‌شود، دوره‌های آموزشی و معیارهای ارزیابی عملکرد و پاداش کارکنان، همگی از اهداف، برنامه‌ها، چالش‌ها و اولویت‌های سازمان نشأت می‌گیرند.

 

ابزارهای نرم‌افزاری 

آماده‌سازی مقدمات مدیریت عملکرد

  1. طراحی اهداف و راهبردها: سامانه طرح‌ریزی هم‌افزا قابلیت‌های متعددی برای طراحی اهداف و راهبردهای سازمان داشته و تا سطح تعیین اهداف برای واحدهای سازمانی و کارکنان پیش می‌رود.
  2. تعیین نقش واحدها و کارکنان: سامانه سازماندهی هم‌افزا قابلیت‌های متعددی برای طراحی ساختار سازمانی، تعریف سمت‌ها و تخصیص افراد به سمت‌ها دارد.
  3. به اشتراک‌گذاری اسناد مرتبط (به عنوان مثال دستور‌العمل‌های ارزیابی عملکرد) جهت اطلاع و کسب نظر کارکنان
  4. ایجاد گروه و کانال در قالب شبکه اجتماعی برای اطلاع‌رسانی، تبادل نظر و مشارکت در بهبود مدیریت عملکرد

 

فعال سازی چرخه مدیریت عملکرد

  1.  تعریف دوره‌های زمانی و تنظیم ایجاد خودکار وظایف و یادآوری‌ها
  2. تعیین اهداف و برنامه‌های واحدها و افراد
    • تعیین وظایف واحدها و سمت‌ها در ساختار سازمانی
    • ثبت برنامه‌های کاری کارکنان
    • ثبت توافقات در قالب صورت‌جلسه
  3. تولید اطلاعات و ارزیابی عملکرد
    • ثبت اقدامات انجام‌شده بر اساس وظایف موردی، پروژه‌ای و فرایندی
    • ثبتساعات کارکرد
    • امتیازدهی به کیفیت انجام وظایف
    •  ثبت رویدادهای موثر بر عملکرد (مخاطره‌ها، مسائل)
    • کسب امتیاز به صورت خودکار بر اساس تراکنش‌های انجام شده در سامانه؛ به عنوان نمونه برای پاسخ‌دهی به پرسش‌های کارکنان
    • تعریف و ارسال فرم ارزیابی به صورت دوره‌ای برای همکاران، بالادستی‌ها، پایین‌دستی‌ها و مشتریان (ارزیابی ۳۶۰ درجه)
    • یادداشت‌نویسی درباره رفتار و عملکرد کارکنان؛ در راستای کاهش خطای تاخر
    • ثبت گزارش‌های بازدید
    • تعریف شاخص‌های ارزیابی عملکرد برای افراد، واحدها و سازمان
    • طراحی فرایند برای ارزیابی گزارش‌های عملکرد؛ با امکان تعبیه بازبینه‌ها (چک لیست‌ها) و ارزیابان
    • تعریف فرایند شکایت از نتایج ارزیابی
  4. ارتقای انگیزه و توانمندی
    • نمایش ارتباط بین اهداف فردی، گروهی و سازمانی در راستای موقعیت‌یابی کارکنان
    • ایجاد داشبوردها و گزارش از عملکرد واحدها و سازمان برای اطلاع کارکنان
    • نوشتن توصیه‌نامه برای همکاران
    • ثبت شایستگی‌های کارکنان
    • پیشنهاد پاداش (ترفیع، پاداش‌های مالی و …)
    • کسب امتیاز و نشان به صورت خودکار برای انجام فعالیت‌های انجام‌شده و مبادله امتیاز
    • رتبه‌بندی کارکنان
    • صدور کارنامه برای افراد و واحدهای سازمانی
  5. گزارش‌دهی
    • طراحی داشبوردها و گزارش‌های تحلیلی مدیریت عملکرد برای مخاطبان مختلف (مدیران، سهام‌داران و …)
    • مدیریت فرایند گردآوری داده‌ها و تدوین گزارش

 

بکارگیری دستاوردهای مدیریت عملکرد

  1. تعریف و مدیریت دوره‌های آموزشی
  2. ثبت تجربیات و درس آموخته‌های مدیریت عملکرد
  3. ایجاد پایگاه داده‌های عملکرد برای انجام پژوهش‌ها
  4. اصلاح و تکمیل شبکه مسائل سازمان

 

دسترسی به گزارش‌ها، امتیازدهی و مجوزها ارزیابی بر اساس سطح‌بندی کارکنان و همچنین سلسله مراتب سازمانی تعیین می‌شود.

 

قابلیت‌های جانبی

علاوه بر امکانات تخصصی هم‌افزا برای مدیریت عملکرد، این سامانه دربردارنده امکانات دیگری است که کارایی و اثربخشی مدیریت عملکرد را ارتقاء می‌دهد، این امکانات عبارتند از:

  • مدیریت دانش
  • مدیریت زمان
  • مدیریت کیفیت
  • مدیریت نوآوری
  • مدیریت فناوری

به عنوان نمونه، امکانات مدیریت کیفیت سامانه هم‌افزا، مکمل مدیریت عملکرد است. در سامانه مدیریت کیفیت، امکان ارزیابی عملکرد سازمان با معیارهای جایزه ملی مدیریت کیفیت و ای‌اف‌کیو‍‌ام (EFQM) فراهم می‌شود.

ویژگی‌های منحصربه‌فرد سامانه هم‌افزا در مدیریت عملکرد عبارتند از:

  • جامعیت؛ پوشش تمامی ابعاد مدیریت کیفیت
  • یکپارچگی محیط نرم‌افزار برای انجام فعالیت‌های مختلف از جمله مدیریت عملکرد
  • دسترسی از طریق نرم‌افزار موبایل
  • کاربر پسندی نرم‌افزار
  • سپهر هم‌افزا

 

پیامدها

پیامدهای استقرار مدیریت عملکرد با سامانه هم‌افزا عبارت‌اند از:

  1. تشخیص سریع و به موقع انحاراف عملکرد
  2. بهبود پاسخ‌گویی، یادگیری و عملکرد کارکنان
  3. شناسایی توانمندی‌ها و استعدادهای کارکنان
  4. شناسایی نیازهای آموزشی
  5. بهبود فرایند جذب (اعتبارسنجی روش‌های گزینش) و تنظیم مسیر شغلی
  6. گزارش‌دهی مناسب به ذینفعان
  7. تقارن اطلاعاتی و تعدیل انتظارات بین کارکنان و مدیران